Finanse w małej firmie – po pierwsze zysk
Wpis został zaktualizowany w styczniu 2024, po 2,5 roku korzystania z metody “Po pierwsze zysk”. Pierwotna wersja powstała w lipcu 2021 r.
Ogarniasz firmowe finanse czy raczej ogarnia Cię blady strach, gdy o nich myślisz?
Mnie do tej pory ogarniał blady strach. A raczej poczucie braku panowania nad tą sferą. Jeszcze przed rejestracją oswajam.online szukałam prostego sposobu na okiełznanie finansów, mając w pamięci jak wyglądało to w mojej pierwszej firmie. A nie wyglądało najlepiej. Głównie dlatego, że nic sama nie liczyłam, wszystkie pieniądze przechodziły przez jedno konto. Do tego jeszcze dochodził obrót gotówką (poza sklepem internetowym prowadziłam też sprzedaż w punkcie stacjonarnym). Nie odkładałam nawet na osobne konto VATu z faktur (wtedy byłam czynnym płatnikiem VAT, tym razem nie jestem), nie wspominając o zabezpieczeniu środków na opłatę podatku dochodowego. Nie miałam pojęcia ile tak naprawdę mam pieniędzy. Często po dokonaniu opłat okazywało się, że niewiele albo nic. Nie panowałam nad przepływem pieniędzy. Gdy chwilowo na koncie było więcej – inwestowałam w sklep i znów zerowałam konto. Totalny brak przewidywalności i zerowe poczucie bezpieczeństwa. Szybko przekonałam się, że ogarnięta księgowa to skarb, ale niestety nie odpowiada za płynność finansową mojej firmy.
Nauczona na własnych błędach, tym razem postanowiłam od początku przyłożyć się do tego tematu i znaleźć jakiś system. Tym bardziej, że warunki dotacji, którą otrzymałam zobowiązują mnie do jej skrupulatnego rozliczania. Rozglądając się za sprawdzonym patentem, który pomaga zapanować nad finansami w małej firmie i jednocześnie nie wymaga fakultetu z księgowości trafiłam na na książkę Mike Michalowicza ,,Po pierwsze: ZYSK”. Autor proponuje ciekawe podejście do zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Nie obawiaj się nudnej, pełnej zawiłych, ekonomicznych terminów lektury. Metoda “Po pierwsze ZYSK” opisana jest w przystępny sposób, a jej zasady nie są skomplikowane. Na pewno nie jest to metoda dla każdego (bo w żadnej dziedzinie nie ma systemów idealnych), ale z pewnością jest warta uwagi. Jeśli nie uda Ci się jej wdrożyć w całości, może sprawdzi się skorzystanie z kilku elementów. Pomogą Ci one ogarnąć finanse małej firmy i zyskać poczucie bezpieczeństwa.
Ledwo zdążyłam kupić książkę, a okazało się, że Dominik Juszczyk w społeczności Intencjonalni, której jestem członkiem, robi webinar na ten temat. Sam od kilku lat stosuje ten system. Po obejrzeniu webinaru i lekturze książki postanowiłam wdrożyć tę metodę u siebie. Z jednej strony jest mi łatwiej, bo zaczynam “na czysto” przy nowej działalności i nie mam błędów do naprawienia, z drugiej trochę trudniej, bo ze względu na dodatkowe źródło finansowania, w postaci dotacji, musiałam trochę pozmieniać założenia.
Na czym polega metoda “Po pierwsze ZYSK”?
Upraszczając chodzi o to, żeby każdy przychód dzielić na różne kategorie zgodnie z przyjętymi wcześniej proporcjami. Trochę przypomina to tradycyjny “kopertowy” model zarządzania budżetem domowym, w którym wypłata dzielona była na osobne stosy (na opłaty, na jedzenie, na nieprzewidziane wydatki, oszczędności, itp). W wersji biznesowej zamiast kopert mamy rachunki bankowe.
Jak zapewnia autor, dzięki wdrożeniu tej metody “przekształcisz swoją firmę w odchudzony i sprawny mechanizm, który generuje zysk z każdej, nawet najmniejszej transakcji.” Teoria brzmi nieźle, ale jak to przekuć w praktykę? Warto przypomnieć sobie jak wygląda klasyczna rachunkowość i zarządzanie budżetem:
przychód – koszty = zysk
W tym ujęciu firma najpierw dąży do wzrostu przychodów (co idzie w parze ze zwiększeniem kosztów), a dopiero później można myśleć o zysku. Problem w tym, że to później dla wielu firm nigdy nie nadchodzi. Michalowicz proponuje zmianę tego wzoru na następujący:
przychód – zysk = koszty
Nielogiczne? Niekoniecznie. Pewnie w pierwszym odruchu się zastanawiasz z czego zapłacisz zobowiązania, gdy najpierw przytulisz zysk. Przecież zawsze najpierw trzeba uregulować rachunki, żeby nie ścigali nas wierzyciele. Co na to autor metody?
„Jeżeli usłyszysz od klienta, że na realizację projektu masz tydzień, praca prawdopodobnie zajmie ci cały tydzień. Gdybyś od tego samego klienta usłyszał, że masz na wykonanie projektu jeden dzień, uwinąłbyś się w jeden dzień. Tak to już jest, że im więcej czegoś mamy, tym więcej tego konsumujemy. Dotyczy to wszystkiego: pieniędzy, czasu, a nawet pasty do zębów. (…) Jeżeli na początku wypłacisz zysk i zabierzesz go sobie sprzed oczu, do prowadzenia firmy zostanie ci niemal pusta tubka pasty do zębów. Gdy na działalność operacyjną będziesz miał mniej pieniędzy, znajdziesz sposoby na osiągnięcie takich samych lub nawet lepszych rezultatów za mniej. Wypłać najpierw zysk, a będziesz zmuszony działać mądrzej i bardziej innowacyjnie.”
Kluczem jest optymalizacja kosztów i pozbywanie się tych niepotrzebnych. Gdy z góry wiesz jakim budżetem na poszczególne sekcje wydatków dysponujesz, gospodarujesz nim rozsądniej i jeśli trzeba szukasz oszczędności. Dodatkowo Michalowicz podkreśla, że kluczowe jest wyrobienie nawyku odkładania zysku w pierwszej kolejności. Nawet jeśli na początku miałby to być tylko 1%. W końcu jeśli nie możesz sobie pozwolić na odłożenie 1% z przychodu to znaczy, że problemy finansowe firmy są bardzo głębokie. Wtedy poważne zmiany są konieczne. Z czasem należy dążyć do tego, by tak zarządzać finansami, żeby procent odkładany na poczet zysku wzrastał. Istotne jest też to, że zysk nie jest Twoim (jako właściciela) wynagrodzeniem. To rodzaj “bonusu” za prowadzenie firmy. Dodatkowe środki, które po czasie częściowo wypłacasz sobie na różne przyjemności (bo podstawowe potrzeby życiowe zabezpieczasz podstawowym wynagrodzeniem), a częściowo inwestujesz w rozwój firmy.
Zgodnie z metodą ”Po pierwsze ZYSK” każdy przychód należy dzielić pomiędzy kilka osobnych rachunków bankowych: wynagrodzenie (własne, pensje pracowników mieszczą się w pozycji kosztów operacyjnych), zysk, podatki, koszty operacyjne.
Jak wygląda zarządzanie finansami u mnie?
Wyszłam z założenia, że najlepiej będzie ubrać to wszystko w proces i zbudować system nawyków, żeby jakoś zapanować nad finansami.
Po pierwsze, założyłam konto w programie do fakturowania online (wybrałam InFakt, ale na rynku jest sporo platform oferujących zbliżone funkcjonalności). Poza wystawianiem faktur dla moich klientów, wysyłam tam również wszystkie faktury kosztowe, które dostaje. Jest to wygodna opcja, bo faktury elektroniczne wysyłam po prostu mailem (robię forward otrzymanej wiadomości z fakturą na dedykowany adres email w InFakcie), a papierowe skanuje bezpośrednio w aplikacji mobilnej i też lądują na mojej wirtualnej kupce kosztów. Dostęp do tego ma moja księgowa. To zapewnia mi porządek w temacie płatności i zobowiązań, wszystko jest pod ręką.
Założyłam odpowiednie konta pomocnicze wg wskazówek z książki – “zysk”, “podatek”, “wypłata”, “konto operacyjne”. Nauczona doświadczeniem z poprzedniej firmy, wiem już, żeby pod żadnym pozorem nie mieszać finansów firmowych z osobistymi. Na szczęście tym razem odpada mi obrót gotówką i kasa fiskalna. Zawsze to jakieś ułatwienie.
W Asanie (korzystam z niej do zarządzania projektami) stworzyłam specjalny cykliczny projekt “Dzień Finansowy”, a w nim zadania typu “przelewy na konta pomocnicze”, “płatność ZUS”, “podsumowanie kosztów i sprzedaży” itp. póki co raz na dwa tygodnie, docelowo, gdy faktur będzie więcej i dojdą płatności ze sklepu, pewnie będzie to godzina w każdym tygodniu.
Przygotowałam też formularz na Google Docs z prostą formułą, która przelicza mi każdą kwotę z faktury, wg procentów, które powinny trafić na dane konto pomocnicze.
Ponieważ nie mam żadnych dotychczasowych wyników finansowych, nie robiłam proponowanej przez autora tzw. “Natychmiastowej Oceny”. W przypadku nowych firm, autor sugeruje następujący podział:
50% wynagrodzenie właściciela
15% podatki
5% zysk
30% wydatki operacyjne (czyli koszty działania firmy, w tym także wynagrodzenia pracowników i podwykonawców)
Mam specyficzną sytuację finansową i z tego powodu postanowiłam zmienić nieco podstawowe proporcje podziału. Wsparcie pomostowe, które otrzymuje co miesiąc, nie jest moim dochodem, ani nie mogę rozliczać, jako kosztu prowadzenia działalności, tego co finansuje z tych środków. Dodatkowo muszę w każdym miesiącu wydawać całą otrzymaną kwotę. Te środki lądują na koncie wydatków operacyjnych – do niego mam kartę i dokonuje wszelkich płatności. Dzięki zabezpieczeniu z dotacji realnych kosztów (szacuję, że pokryją one około 80-85% wszystkich kosztów działalności firmy w pierwszym roku) mogłam zwiększyć od początku odkładany zysk.
Na początek przyjęłam taki układ podziału przychodów:
50% wynagrodzenie
17% podatki (bo brak kosztów może sprawić, że będę musiała odprowadzić podatek dochodowy od całości przychodu, podatek VAT mnie nie dotyczy).
23% wydatki operacyjne (te środki w dużej mierze będą gromadziły się na tym koncie, bo realne koszty pokrywa wsparcie pomostowe)
10% zysk
Gdy przestanę otrzymywać wsparcie pomostowe zmienię rozkład procentowy, zwiększając udział kosztów operacyjnych kosztem zysku i zmniejszę trochę kwoty na zabezpieczenie podatku (bo pojawi się więcej kosztów, które będę mogła odpisać). Do tej pory na koncie wydatków operacyjnych powinna zgromadzić się już pewna suma, która pozwoli ze spokojem wejść w kolejne miesiące.
Zależało mi na pełnej przejrzystości, bym mogła na bieżąco optymalizować założenia systemu i umiała ocenić bieżącą kondycję finansową firmy. A tym samym nie zdziwić się boleśnie, gdy skończy się wsparcie finansowe z zewnątrz. Teraz na pierwszy rzut oka widzę ile mam na danym koncie, co daje mi poczucie bezpieczeństwa.
Wnioski po 2,5 roku korzystania z metody "Po pierwsze zysk"
Z pierwszej części wpisu wiesz już, że wdrożyłam opisywaną metodę zarządzania finansami w małej firmie od samego początku. Jeśli zastanawiasz się czy po 2,5 roku nadal z niej korzystam odpowiedź brzmi – TAK!
Przyznam bez bicia, że zdarzyły mi się, że zdarzyły mi się 2-3 przestoje w dzieleniu przychodów w ten sposób i wszystko leżało na głównym koncie, ale za każdym razem najdalej po 2 miesiącach wracałam na dobre tory. Dzięki temu właściwie nie zdarzyła mi się utrata płynności finansowej i nie było konieczności ratowania się innymi środkami.
W trakcie zmieniłam nieco założenia metody i nie wydzielam osobno konta na podatki (zrobię to zapewne w tym roku, gdy wejdę na VAT), traktuje je jak wydatki operacyjne. Przez ostatnie dwa lata przelewałam 40% na wydatki operacyjne i podatki, 50% na wynagrodzenie i 10% na zysk.
Jakie zmiany wprowadzam?
Od początku tego roku (2024) zmieniam te proporcje, bo zarówno przychody, jak i koszty działalności rosną (deleguję coraz więcej, korzystam z płatnych narzędzi, a za moment wchodzę na wyższy ZUS). Mam zamiar dodać również osobne konto przeznaczone na budowanie poduszki finansowej firmy – to taka kasa nie do ruszenia, dopóki się nie pali albo Urząd Skarbowy nie nadjeżdża machając mandatami. W najbliższych miesiącach będę testować taki podział, a po pół roku jeśli będzie trzeba wprowadzę korektę:
5% zysk
5% poduszka
50% wydatki operacyjne + podatki
40% wynagrodzenie
Biorąc pod uwagę fakt, że w porównaniu do 2022 roku moje przychody w 2023 wzrosły o prawie 120%, a mocno pracuję nad tym, żeby te tendencja wzrostowa się utrzymała to 10% zysku w 2023 i tak będzie mniejszą kwotą niż 5% w 2024. Z tego samego powodu o 10% zredukowałam też swoje wynagrodzenie, bo kwotowo i będzie to więcej niż w poprzednich miesiącach.
Odkładanie zysku z każdej transakcji, to złoto! Nawet jeśli jest to jedynie 1-2%.
Konto, na które przelewam zysk jest poza głównym widokiem w panelu bankowości, zaglądam na nie sporadycznie przy okazji grubszych podsumowań, bo te środki są poza cashflow w firmie. Nie korzystam z nich na co dzień. Przelewam na określone konto i zapominam o ich istnieniu na całe miesiące.
W efekcie działa to trochę tak jak znalezienie zapomnianego dwustuzłotowego banknotu w zimowym płaszczu wyciągniętym po pół roku z szafy na kolejny sezon. Niby to Twoje pieniądze, które Ciągle były w Twoim posiadaniu, a jednak świadomość ich nie uwzględniała i znalezienie takiego papierka po pół roku odebrała jako prezent od losu.
Mniej więcej tego uczucia doświadczyłam na początku stycznia, gdy okazało się, że na koncie z zyskiem czeka już 10 tysięcy! Bardzo miło mnie to zaskoczyło, bo spodziewałam się zobaczyć połowę tej kwoty.
Do tej pory z pieniędzy odłożonych na poczet zysku opłaciłam udział w dwóch programach mentoringowych. Teraz prawdopodobnie zainwestuję w doposażenie gabinetu i kupię monitor zewnętrzny i klawiaturę, bo mam regulowane biurko i często pracuję przy nim idąc na bieżni, a laptop wymusza pochylenie głowy. Efektem jest ból karku. Rozważam też wymianę telefonu na nowszy model.
Czy mogłabym się obejść bez nowego smartphona i monitora? Pewnie. Ale wspaniałe jest to, że nie muszę, bo dokładnie na tego typu “zachciewajki” przeznaczone są pieniądze odkładane na konto “zysk”. Jeszcze lepsze jest to, że gdy pojawia się taka potrzeba nie muszę kombinować jak zarobić określoną nadwyżkę, żeby móc dokonać zakupu, a po prostu sięgam do pieniędzy, które systematycznie skapują sobie w bezpieczne miejsce.
U mnie ten system się sprawdza i bardzo cenię go za prostotę i pełną przejrzystość.
Cześć! Dotarłam do Twojego artykułu z wyszukiwarki, choć obserwuję Cię na Insta. Fajnie, że podzieliłaś się tym procesem tutaj i będę czekać na aktualizację – ja właśnie chcę wypróbować podejście z tej książki u siebie.