5 automatyzacji, których potrzebuje Twój biznes

Masz czasem takie poczucie, że robisz i robisz i nic z tego nie ma poza Twoim zmęczeniem? Podglądasz na Instagramie #girlbosspl i zastanawiasz się jak, do cholery, one to wszystko ogarniają?! Regularne posty i stories, odpowiadają na wszystkie komentarze, do tego co chwilę wypuszczają nowy produkt z epicką kampanią. Nagrywaja lajwy i webinary, organizują wyzwania, piszą newslettery i bloga, a Ty zachodzisz w głowę jak w tym wszystkim znaleźć czas na główny przedmiot wykonywanej działalności?

To wydaje się niemożliwe, zwłaszcza jeśli jesteś „sam sobie sterem, żeglarzem, okrętem”. A do tego grafikiem, księgowym, marketerem, zaopatrzeniowcem, negocjatorem, sprzedawcą, rzemieślnikiem i kierownikiem. Prowadzenie firmy wymaga ogarniania szeregu przeróżnych spraw, z wielu dziedzin a doba szybko staje się za krótka. 

Prowadzenie własnej firmy miało być takie piękne – nienormowany czas pracy, swoboda w wyborze projektów i brak gderającego szefa nad głową. Tymczasem rzeczywistość okazała się brutalna. Nienormowany czas pracy oznacza pracę po godzinach i kiedy tylko się da, swoboda oznacza, że nie wiesz w co ręce włożyć, a szef zmienił się w ponaglającego Cię klienta. I choć masz sporo pomysłów to brakuje Ci czasu na realizację choćby części z nich.

Jak to wszystko ogarnąć?

Jednym ze sposobów jest automatyzacja. Dziś technologia, która to umożliwia jest dostępna dla każdego na wyciągnięcie ręki. Wdrożenie rozwiązań automatyzujących niektóre procesy to często kwestia kilku chwil. Raz inwestujesz czas poświęcając go na konfigurację narzędzia, a później „robi się samo”. W tym wpisie podsunę Ci 5 obszarów, w których automatyzacja usprawni Twoją pracę. I zapewniam Cię, że nie musisz być absolwentem robotyki ani stypendystą NASA, by wykorzystać automatyzację w prowadzeniu swojej firmy.

1. Umawianie spotkań

Jeśli Twój biznes wymaga umawiania częstych spotkań z klientami (niezależnie od tego czy są to rozmowy telefoniczne, spotkania online czy twarzą w twarz) to wiesz ile czasu i wymienionych maili schodzi na wybranie pasującego obu stronom terminu. Chwilami przypomina to mecz ping-ponga, a jeszcze ciekawiej się robi, gdy wspólny termin trzeba wybrać dla więcej niż dwóch osób. Cała zabawa zaczyna się od nowa, gdy któraś ze stron nagle musi zmienić ustaloną wcześniej datę.

Na szczęście istnieją narzędzia, które większość tego procesu przeprowadzą za Ciebie! 

Polecam Ci przetestowanie apki Zencal lub Calendly. Korzystałam z obu, ich podstawowe funkcjonalności są bardzo podobne. Obie oferują bezpłatny plan, w którym możesz przetestować narzędzie i upewnić się czy spełnia Twoje oczekiwania. 

Zasada ich działania jest banalnie prosta. W ustawieniach zaznaczasz swoją dostępność, czyli wyznaczasz w jakich dniach i godzinach klienci mogą umawiać się na dany typ spotkania. Klient widzi tylko dostępne terminy i wybiera spośród nich.

Link do terminarza ze swoją dostępnością możesz udostępnić na swojej stronie lub wysyłać go w mailu zainteresowanej osobie. Po zarezerwowaniu terminu klient w automatycznym mailu zwrotnym dostaje szczegóły (np. link do spotkania na zoomie, adres Twojego biura, informację o tym jak ma się przygotować do spotkania itp.). Ta wiadomość zawiera także link umożliwiający odwołanie umówionej konsultacji lub zmianę jej terminu. Szybko, łatwo i praktycznie bez angażowania Twojej uwagi.

Jeśli połączysz aplikację ze swoim głównym kalendarzem (np. Google czy iOS) to automatycznie po dodaniu z poziomu kalendarza jakiegoś wydarzenia, aplikacja do umawiania spotkań zablokuje ten termin dla klientów, a Ty unikniesz kolizji w kalendarzu. Działa to również w drugą stronę – gdy klient zarezerwuje jeden z wolnych terminów aplikacja natychmiast doda spotkanie do Twojego kalendarza. 

Jeśli częścią Twojego procesu pozyskiwania klientów są bezpłatne konsultacje lub rozmowy wstępne to wdrożenie narzędzi, które pomogą Ci zautomatyzować ten proces pozwoli Ci odzyskać masę czasu! Podobnie w przypadku, gdy spotkania z klientem są częścią Twojego produktu lub usługi, którą świadczysz.

Obie aplikacje oferują również możliwość pobierania opłat za umówione spotkania, dzięki czemu nie potrzebujesz sklepu internetowego ani nie musisz ręcznie wystawiać faktur, żeby sprzedawać płatne konsultacje.

A co jeśli chcesz wybrać wspólny termin dla kilku zajętych osób? 

W takim przypadku z pomocą przybywa aplikacja Doodle, w której każda z zainteresowanych osób może zaznaczyć swoją dostępność. Na końcu narzędzie wskazuje terminy dogodne dla wszystkich uczestników. 

Jeśli chcesz także usprawnić sam proces prowadzenia spotkania na deser mam dla Ciebie narzędzie, które sporządzi za Ciebie notatki ze spotkania! Przetestuj TL;DV i odzyskaj jeszcze więcej czasu!

2. Obsługa faktur

Cała ta księgowa papierologia przyprawia o ból głowy niejednego przedsiębiorcę. Ale można ten ból znacząco zredukować korzystając z odpowiednich narzędzi! Platformy typu InFakt, iFirma, wFirma oferują szereg ułatwień w obszarze księgowości i oferują rozwiązania na miarę XXI wieku. Warto z nich korzystać, nawet jeśli obsługuje Cię tradycyjne biuro rachunkowe. 

Pierwszy obszar do zautomatyzowania to faktury przychodowe. To konieczność, zwłaszcza jeśli prowadzisz sklep internetowy. Dzięki połączeniu sklepu z platformą księgową do każdego opłaconego zamówienia automatycznie wygenerowana i wysłana do klienta zostanie faktura. Dostęp do niej ma także od razu Twoje biuro rachunkowe. Każda z księgowych platform oferuje integrację z popularnymi silnikami sklepów internetowych, a także z Allegro. 

W przypadku faktur wystawianych ręcznie, takich których nie poprzedza zakup w sklepie, możesz włączyć opcję szybkich płatności. Dzięki temu klient w mailu z fakturą, wysłanym z platformy księgowej, otrzymuje link do opłacenia jej przez operatora płatności jednym kliknięciem, nie musi dokonywać przelewu ręcznie wpisując dane. 

Drugi obszar to faktury kosztowe. Moje ulubione funkcje to przesyłanie mailem faktur otrzymanych drogą elektroniczną oraz skanowanie faktur papierowych telefonem. Nie trzeba przepisywać ręcznie danych z faktury do systemu, ani drukować jej, żeby wysyłać do biura rachunkowego. Wystarczy przekierować mail z otrzymaną fakturą przekierować na dedykowany adres. W przypadku dokumentu papierowego (np. faktury za paliwo) wystarczy przez dedykowaną aplikację zrobić zdjęcie wydruku i przesłać. Dzięki temu dokument trafia do systemu, który automatycznie odczyta i wprowadzi dane. Wszystkie kwoty są w jednym miejscu, na bieżąco możesz monitorować swoje wpływy i wydatki w danym okresie, a także generować zestawienia.

3. Dodawanie napisów i generowanie transkrypcji 

Jeśli prowadzisz biznes online to tworzenie treści wideo jest częścią Twojej pracy. Kursy, szkolenia, webinary, rolki, stories. Jest tego cała masa! 

Ale, żeby w pełni wykorzystać potencjał formatu wideo, warto wzbogacić go o zapis tekstowy. Zwłaszcza w przypadku rolek czy relacji, które użytkownicy często oglądają bez głosu. 

Dodanie napisów do Twoich materiałów edukacyjnych sprawi, że kursanci będą mogli je oglądać nawet z wyłączonym dźwiękiem. Wygenerowanie transkrypcji pozwoli Ci na szybkie tworzenie podsumowań każdej z lekcji. Możesz później z tych materiałów stworzyć np. e-booka, do którego będą mogli wracać w dowolnym, momencie kursanci. Takie zabiegi zwiększają wartość Twoich produktów edukacyjnych! 

Wciąż istnieje grono osób, które wolą czytać niż oglądać czy słuchać. Szkoda zmarnować szansę dotarcia do nich brakiem dostosowania formy treści do ich potrzeb. Zwłaszcza, że dzięki narzędziom opartym o sztuczną inteligencję jest to banalnie proste! 

Do automatycznych transkrypcji sprawdź: Deepgram lub Notta

Dodaj napisy na nagraniu z pomocą: Captions, Submagic, Capcut

Jeśli nagrywasz wywiady z gośćmi (np. w podcastach lub na YT) to polecam Ci przyjrzenie się narzędziu Riverside, które nie dość, że nagrywa lokalnie ścieżki wszystkich rozmówców, dzięki czemu zakłócenia łącza internetowego nie wpływają na jakość nagrania, to automatycznie generuje transkrypcję rozmowy w czasie rzeczywistym! Dzięki temu, po wprowadzeniu niewielkich korekt, masz gotowy do opublikowania np. na blogu zapis wywiadu. 

4. Przekierowanie odbiorców z Instagrama do innych kanałów

Instagram to popularna i lubiana platforma social media. Wielu autorów produktów cyfrowych i twórców internetowych poświęca sporo czasu i energii na działania w tym kanale. Niestety IG nie pozwala na umieszczanie klikalnych linków w treści postów, co sprawia, że komplikuje się ścieżka odbiorcy, którego chcemy przekierować do naszych treści poza aplikacją. Trzeba kombinować z odesłaniem ludzi do linku umieszczonego w bio profilu lub dodawać naklejkę z linkiem w relacji, co zwykle skutkuje spadkiem zasięgów.

Media społecznościowe ze swoimi kapryśnymi algorytmami mają sporo wad i opieranie swojej komunikacji wyłącznie na nich jest obarczone sporym ryzykiem. Warto natomiast wykorzystywać je do budowania własnych kanałów komunikacji i odsyłać obserwujących do newslettera, podcastu czy bloga. 

Z pomocą przybywa Manychat, który umożliwia zautomatyzowanie komunikacji z odbiorcami i kieruje ich do prywatnych wiadomości, w których można przesyłać klikalne linki. 

Automatyczna sekwencja wiadomości wysłana przez Manychat wywoływana jest zawsze akcją użytkownika (np. skomentowaniem posta odpowiednim hasłem). Dzięki temu masz pewność, że wysyłasz swoje treści do osób, które chcą je otrzymać i w łatwy sposób możesz podrzucić im link do nowego wpisu na blogu albo zapisu na Twój newsletter.

Rozmowy prywatne to też świetny sposób na zwiększenie zaangażowania odbiorców. W końcu rozmawiacie 1:1, nawet jeśli pierwsze wiadomości z sekwencji wysyłane są automatycznie. No i algorytm lubi to! 

Więcej o możliwościach Manychat przeczytasz w TYM WPISIE. A jeśli chcesz w pełni opanować potencjał tego narzędzia to w Strefie Twórców Online znajdziesz obszerny kurs obsługi Manychat wraz z wieloma przykładami jego wykorzystania!