Podcast Oswajam Online – odcinek 29

Jedną z większych zalet prowadzenia biznesu online jest swoboda. I obejmuje to też kwestię budowania zespołu i korzystania ze wsparcia innych osób. Między zatrudnianiem pracowników na etat, a ciągnięciem tego wózka zupełnie samodzielnie jest spora przestrzeń i warto ją zagospodarować!

Najpopularniejszy rodzaj wsparcia na początku to wirtualna asystentka i w tym odcinku będę dużo mówić o takiej współpracy. Ale to nie jedyna możliwość – możesz współpracować na stałe albo projektowo np. z social media managerem albo content creatorem, którzy wyręczą Cię w przygotowaniu treści do mediów społecznościowych, z projektantem graficznym w różnym zakresie, z analitykiem, specem od ustawiania reklam, wirtualnym project managerem, redaktorem, montażystą. Wszystko zależy od Twoich potrzeb. Z niektórymi osobami możesz pracować na stałe, z innymi tylko przy okazji jakiegoś konkretnego projektu typu kampania sprzedażowa, przygotowanie sklepu czy platformy kursowej.

Z takim podwykonawcą rozliczasz się na podstawie wystawionej przez niego faktury albo za godziny (tak działają najczęściej wirtualne asystentki, oferują pakiety 5, 10, 20h do wykorzystania w danym czasie) albo za konkretne zadanie – przygotowanie kalendarza publikacji na określoną liczbę postów, wykonanie strony lądowania czy montaż wideo wg czasu trwania i skomplikowania danego projektu. 

Tyle tytułem wstępu. A teraz coś do przemyślenia:

Czemu łatwiej jest zlecać nam pojedyncze zadania typu przygotowanie logo, nawet gdy firma nie zarobiła jeszcze ani złotówki, a usługa kosztuje kilka tysięcy, a mamy problem w wejście we współpracę wykonawczą w takim bardziej stałym trybie? Nie jest to logiczne, bo przecież koszt zrobienia logo czy pełnej identyfikacji wizualnej albo nawet strony wizytówkowej pokrywa kilka miesięcy współpracy z asystentką. Logo nie przekłada się bezpośrednio na pracę i wydajność Twojej firmy, a dodatkowa para rąk owszem. 

To tak w ramach zbijania obiekcji, że jeszcze za wcześnie, może kiedyś. Przyjrzyjmy się zatem tej kwestii – kiedy zacząć delegować. 

Kiedy zacząć współpracę z wirtualną asystentką?

Moim zdaniem im szybciej tym lepiej. A już na pewno, gdy Twój biznes zaczyna zarabiać. 

Współpracuję z wirtualną asystentką od samego początku i uważam, że decyzja o tym była jedną z największych dźwigni rozwojowych dla mojego biznesu. Zaczynałam od jednej osoby, która wspierała mnie przez prawie dwa lata – Ewa pozdrawiam i tęsknię! Aktualnie na stałe współpracuję z trzema osobami.

Wiedziałam, że w mojej sytuacji życiowej (dwójka małych dzieci i ograniczony czas na pracę zawodową) i z ilością pomysłów, które chcę wdrożyć bez pomocy zajadę się na śmierć albo rzucę to wszystko w diabły po 3 miesiącach. 

Dlaczego warto delegować od samego początku, a nie dopiero gdy już padasz na twarz z przepracowania i nie wyrabiasz na zakrętach?

Po pierwsze – jest łatwiej, bo masz mniej rzeczy do przekazania. Zwykle nie ma też jeszcze chaosu, który warto uporządkować zanim zaczniemy kogoś wdrażać w działania firmy. A to jest bardzo częsta blokada przed zlecaniem. Bo mam taki bajzel, że tylko ja wiem co gdzie jest i szybciej zrobię sama niż wytłumaczę komuś co i jak. Tymczasem jest to nie jest znak, że nie warto delegować, tylko że pilnie potrzebujesz uporządkować swoje działania i zasoby, bo jesteś na równi pochyłej w dół i gdy wylądujesz wszystko to zawali Ci się na głowę i dopiero wtedy będzie problem. Jeśli przed współpracą np. z wirtualną asystentką wstrzymuje Cię właśnie ta konieczność tłumaczenia to oznacza, że warto zabrać sią za porządki na zapleczu i stworzenie procedur, a nie rezygnować ze wsparcia.

Po drugie – współpracując z kimś od początku naturalnie wdrażasz go w swoje kolejne działania, nie ma tego wielkiego przekazywania wszystkiego przy rozpoczęciu współpracy, bo w kolejne projekty wchodzicie razem.

Po trzecie – możesz czerpać z doświadczenia swojego podwykonawcy. Zwłaszcza jeśli Ty dopiero zaczynasz, a druga strona siedzi już w temacie od jakiegoś czasu i ma doświadczenie we wspieraniu różnych biznesów. Dzięki temu często będzie potrafiła podsunąć Ci wiele technicznych rozwiązań albo usprawnień, a Ty nie tracisz czasu na próbach samodzielnego wypracowania optymalnego sposobu. 

Po czwarte – dzięki temu, że ktoś Cię wspiera wykonawczo naturalnie wchodzisz w rolę szefa we własnej firmie, a nie tylko pracownika-specjalisty, który po prostu wystawia faktury. Uczysz się zarządzania projektem i skupiasz się od początku na kluczowych strategicznych kwestiach, bo wiesz, że masz zabezpieczone tyły i rzeczy będą posuwały się do przodu. To jest bardzo dobrze widoczne zwłaszcza w chwilach gdy z różnych powodów (urlop, choroba, jakaś kryzysowa sytuacja) pracujesz mniej albo wcale. 

Oczywiście jeśli prowadzisz firmę już od dłuższego czasu i dopiero teraz ilość zadań Cię zaczęła przytłaczać to nie znaczy, że jest za późno i już do końca świata musisz samodzielnie pchać ten wózek. Na każdym etapie, na którym pojawia się myśl, że doba jest za krótka, dobrze będzie sięgnąć po wsparcie w postaci podwykonawcy. 

Jednak jeśli już działasz od jakiegoś czasu musisz się dobrze przygotować do samego przekazania obowiązków i wprowadzenia nowej osoby w Twoje działania. Ale zdecydowanie warto poświęcić na to trochę czasu, bo w dłuższej perspektywie zyskasz go znacznie więcej! No i nową osobę wdrażasz tylko raz, a korzyści z tej współpracy czerpiesz długofalowo. 

Musisz brać pod uwagę, że nikt nie czyta Ci w myślach i im dokładniejsze instrukcje przekażesz, zwłaszcza na początku, tym mniej pytań o sposób wykonania i poprawek będzie po drodze.

Co zlecać?

Gdy przygotowywałam się do tego odcinka i dałam o tym znać w newsletterze i na Instagramie, to najwięcej pytań pojawiało się na temat tego co zlecać, jak wybrać te zadania i od czego zacząć jeśli biznes jeszcze nie zarabia lub zarabia niewiele. 

Tu oczywiście jedyną słuszną odpowiedzią jest to zależy. Ale rozszerzając ją nieco – zlecaj to co musisz zrobić, ale zajmuje Ci zbyt dużo czasu i daje za mało satysfakcji, a z powodzeniem może to zrobić ktoś inny według Twoich wytycznych. Dla Twoich odbiorców nie ma najmniejszego znaczenia kto wrzuci do Mailerlite napisany przez Ciebie newsletter ani czyja ręka i oko odpowiedzialne są za zmontowanie materiałów do kursu czy podcastu ani kto doda pliki na stronę. A dla Ciebie za to ma to znaczenie ogromne! Myśl o tym jakie działania składają się finalnie na zwiększenie Twoich przychodów i to deleguj! 

Mam w swoim życiowym plecaczku kilkanaście lat doświadczenia pracy online w przeróżnych konfiguracjach i potrafię sporo ogarnąć technicznie. Ogarniam WordPressa, jeśli trzeba to i prostą stronę na szablonie sobie postawię. Podobnie sprawa ma się z wyklikaniem landingu sprzedażowego czy konfiguracją wysyłki maili albo ustawieniem jakiejś sekwencji automatycznej w newsletterze. Z Canvy korzystam od wielu lat, gdy jeszcze mało kto o niej słyszał i była wykorzystywana głównie w agencjach do zrobienia fajniejszej prezentacji niż w PowerPoincie. 

Więc dlaczego to zlecam? Bo to wszystko zajmuje sporo czasu, który wolę przeznaczyć na te kwestie w których nikt mnie nie zastąpi! Poza tym ktoś kto specjalizuje się w danej dziedzinie zrobi to szybciej i lepiej niż ja. Dlatego zlecam zarówno te zadania, które potrafię wykonać jak i te, których nie potrafię i wymagałyby ode mnie jeszcze dokształcenia się w jakimś obszarze. Na przykład nigdy jeszcze nie montowałam własnego podcastu, zleciłam to od samego początku, chociaż do niedawna montowałam wszystkie swoje materiały wideo, mam kurs PodcastPro od Marka Jankowskiego, więc podołałabym temu zadaniu. Ale to oznaczałoby, że nie mogę tego czasu poświęcić na przygotowanie i nagranie kolejnego odcinka czy stworzenie nowego produktu. Wolę robić więcej rzeczy, które generują przychody i dzielić się nimi z osobami, które mnie wspierają wykonawczo i sprawiają, że projekty posuwają się do przodu. A ja mam przestrzeń na tworzenie wartościowych treści, dopracowywanie produktów, z których może skorzystać wiele osób, na współpracę indywidualną z klientami, która pozwala mi głęboko zajrzeć w ich biznes i wspierać ich w działaniach. Albo mogę sobie pozwolić na to, żeby dwa razy w ciągu miesiąca jechać na urlop. Tak było w kwietniu, na początku miesiąca cztery dni spędziłam w Rzymie na citybreaku z siostrą i tatą, a ostatni tydzień grzałam tyłek w Hiszpanii z mężem i dzieciakami.

Firma na ten czas nie zamarła. Moje dziewczyny wykonywały zlecone zadania, zmontowały i przygotowały do sprzedaży kurs „Własny produkt cyfrowy – plan działania krok po kroku”, mówiąc krótko rzeczy się działy bez mojego udziału. Oczywiście wcześniej musiałam je zlecić i przygotować swoją część, żeby zespół miał z czym pracować, ale głową mogłam wyjść z pracy. W Rzymie nie robiłam totalnie nic poza wrzuceniem spontanicznej promocji na stories na warsztaty o strukturze dochodowego biznesu i tu też ukłony dla Zuzy, mojej prawej ręki, która w kilka chwil dodała na stronie sprzedażowej info o promocji i zmieniła ceny. Podczas tygodnia w Alicante zrobiłam tylko dwie rzeczy związane z pracą – poprowadziłam pierwsze spotkanie nowej grupy mastermindowej i napisałam newsletter. Bo mogłam i chciałam. I to są akurat te kwestie w których mnie nikt nie zastąpi.

Co konkretnie delegować zależy od Twoich predyspozycji i charakteru biznesu, który prowadzisz. Wirtualne asystentki mają różne specjalizacje, dlatego warto dokładnie określić swoje potrzeby w ogłoszeniu. To co jest bardzo ważne – chodzi o proste zadania, z dokładnymi wytycznymi od zlecającego. Nie oczekuj, że wirtualna asystentka po stawce godzinowej 50 czy 70 zł zrobi profesjonalne logo i identyfikację wizualną, za którą grafikowi trzeba by zapłacić kilka tysięcy złotych albo ułoży Ci strategię.

Jak to wygląda u mnie?

Powiem Ci co ja zlecam osobom, z którymi współpracuję na stałe, ale pamiętaj, że u Ciebie może to być coś zupełnie innego, bo możesz mieć inne potrzeby. Najważniejsze jest to, żeby się dobrze nad tym zastanowić i spisać swoje oczekiwania w klarowny sposób. Na ten moment współpracuję z trzema osobami – jedna zajmuje się newsletterem, tworzeniem landingów i ogólnie WordPressem, wspiera mnie także np. w trakcie webinarów, które prowadzę. Jest moją prawą ręką. Druga odpowiada za podcast i bloga, a trzecia za grafiki. W razie potrzeby jakieś zadanie może przejąć inna osoba. 

Jeśli chodzi o podcast to ja przygotowuję treść odcinka i go nagrywam. Całą resztą zajmuje się Agata – po jej stronie jest montaż, zmiana transkrypcji nagrania we wpis blogowy i jego publikacja.

Podobnie w przypadku bloga i newslettera. Ja piszę w pliku na dysku google goły tekst, z podstawowym formatowaniem (podziałem na akapity, nagłówkami, boldami), a w przypadku newslettera określa też warunki sekwencji – czyli do kogo i kiedy ma być dana treść przesłana, a publikacją tego na blogu czy ustawieniem w MailerLite zajmuje się wirtualna asystentka. Tak samo w przypadku plików PDF typu karty pracy czy lead magnet. Ja przygotowuję wsad, ale ostateczny kształt w Canvie nadaje mu ktoś inny, oczywiście według moich wytycznych. Podobnie z landingami. Ja tworzę treść i coś na kształt podstawowej makiety w pliku tekstowym, ale do Elementora przenosi to jedna z moich asystentek. 

Materiały kursowe przygotowuje merytorycznie, łącznie z prezentacją i nagrywam. Zdarza się, że nadal montuje wideo sama, ale tylko jeśli mam na to czas. W innym przypadku przekazuje to zadanie tej samej osobie, która zajmuje się moim podcastem i blogiem. Na platformę kursową materiały dodaje wirtualna asystentka, ona też przygotowuje okładki do nagrań wideo, kursów itd

Całą moją identyfikację wizualną zaprojektował projektant graficzny, on też przygotował szablon i elementy na podstawie, których powstają kolejne grafiki. Tutaj większość grafik w Canvie przygotowują moje wirtualne asystentki (np. w przypadku karuzel na Instagram, ja przygotowuję rozpiskę i, ja coraz mniej, choć czasem nadal mi się to zdarza jeśli potrzebuję akurat czegoś na szybko).

Nie deleguję i prawdopodobnie nigdy nie będę tego robić, tworzenia tekstów ani planów komunikacji. Wszystkie maile, artykuły, treści postów, teksty na landingach pochodzą bezpośrednio ode mnie. Przy e-bookach zlecam oczywiście korektę i redakcję. Drobne obróbki treści wykonuje także moja WA, jak wspomniałam zmienia np. transkrypcję nagrania podcastu w tekst na bloga, żeby łatwiej było to czytać, ale to raczej kosmetyka. 

Mam łatwość w pisaniu, to mój podstawowy sposób wyrazu, w końcu dyplom filolożki zobowiązuje, ale jeśli dla Ciebie to problematyczne to bardzo polecam Ci rozważenie współpracy z copywiterem lub redaktorem, który pomoże poukładać Twoje myśli w łatwe do czytania zdania. 

Tak jak wspomniałam – zadania które będziesz delegować zależą od Twoich bieżących potrzeb, a także osobistych predyspozycji i preferencji. Zacznij od spisania tych zadań i koniecznie dobrze opisz swoje potrzeby w ogłoszeniu. 

Ile to kosztuje?

Kolejne pytanie, które się pojawia w kontekście skorzystania z usług wirtualnej asystentki brzmi oczywiście – ile to kosztuje. To oczywiście zależy od Ciebie i tego w jakim zakresie i jak dużego wsparcia potrzebujesz. Świetne jest to, że masz dużą elastyczność – w jednym miesiącu możesz wybrać pakiet 5h, a w kolejnym 20h. 

Stawki wirtualnych asystentek są dość zróżnicowane i zależą od doświadczenia, umiejętności i zakresu obowiązków. Część z nich, poza pakietami godzinowymi, oferuje również stałe kwoty za daną usługę (np. jeśli chodzi o obróbkę audio czy wideo, albo miesięczną obsługę kanałów social media w określonym wymiarze, przygotowanie dużego PDFa itd.). Oferty, które otrzymywałam w rekrutacjach w ostatnich dwóch latach zaczynały się od 30 zł za godzinę, a kończyły na 50 euro. Także rozstrzał był spory, choć zdecydowana większość mieściła się w widełkach 40-80 zł/h.

Wirtualne asystentki mają przeróżne kompetencje – zanim zaczniesz szukać musisz określić w jakich zadaniach potrzebujesz wsparcia. Jeśli są one bardzo różne możesz rozważyć współpracę z dwiema osobami o różnych kompetencjach, wykupując po prostu dwa mniejsze pakiety, zamiast jednego większego albo skorzystać z usług zespołu wirtualnych asystentek.

Zanim zaczniesz szukać WA musisz jasno określić jakiego wsparcia potrzebujesz i określić ile możesz na to przeznaczyć, chociaż kierowanie się wyłącznie ceną nie jest najlepszą strategią. Najczęściej najniższe stawki mają osoby początkujące – zastanów się czy wolisz płacić mniej i liczysz się z tym, że taka osoba będzie pracować wolniej i może większej ilości rzeczy trzeba ją będzie na starcie nauczyć, czy wolisz zapłacić więcej ale mieć pewność, że wspiera Cię ktoś doświadczony kto dobrze wie co robi.

I jeszcze jedna rzecz – to, że nie płacisz pieniędzmi nie znaczy, że nie ponosisz żadnych kosztów! Bo płacisz, ale swoim czasem. Wiele osób ma skłonności do niedoceniania swojego czasu i dopóki sobie tego czarno na białym nie przeliczy będzie szła w zaparte, że “nie stać mnie”. Polecam Ci kiedyś przez tydzień czy dwa skrupulatnie monitorować swój czas pracy np. w Togglu, albo nawet ręcznie to spisywać i zobaczysz ile czasu pożerają Ci zadania które znacznie taniej i wcale nie gorzej mógłby zrobić ktoś inny. 

Płacisz za wykonanie usługi tak czy siak. Ale to nie jest jedyne kryterium i argument za delegowaniem zadań. Istotne jest też to, że dysponujesz określoną ilością energii i jeśli zasuwasz po 10h na dobę to jakość Twojej pracy będzie znacznie słabsza, jeśli przekażesz część swoich obowiązków i dzięki temu złapiesz oddech i odpoczniesz to też świetnie! 

Jak znaleźć wirtualną asystentkę?

Są trzy podstawowe drogi szukania WA – na grupach (są takie przeznaczone właśnie do tego celu – wpisz w wyszukiwarkę Facebooka frazę „wirtualne asystentki”), tu zazwyczaj znajdziesz osoby pracujące samodzielnie. 

Druga opcja to zwrócenie się do agencji wirtualnych asystentek. Cena będzie pewnie nieco wyższa, ale za to masz dostęp do większej ilości osób, o różnych specjalizacjach i większe zabezpieczenie (w sytuacji nagłej choroby ktoś inny z agencji może wskoczyć na zastępstwo). 

Trzecia droga to oczywiście tradycyjne polecenia – jeśli znasz kogoś kto korzysta z takich usług po prostu zapytaj go o namiary.

Niezależnie od sposobu najważniejsze będzie stworzenie dobrego ogłoszenia i sprecyzowanie swoich potrzeb, a także przygotowanie całego procesu rekrutacyjnego. 

U mnie w skrócie ta ścieżka wygląda tak. Spisuję swoje potrzeby i wymagania, wraz z listą narzędzi i publikuję ogłoszenie. Wrzucam je w swoich kanałach, a także na grupach dla wirtualnych. Rekrutacja odbywa się poprzez wypełnienie ankiety w Google Docs. Później wybieram kilka osób i zapraszam je na rozmowę. Tym, które wywarły na mnie najlepsze wrażenie proponuję wykonania zadania próbnego, za które płacę wg podanej stawki. Na tej podstawie dokonuję wyboru, później podpisujemy umowę i wprowadzam nową osobę do zespołu.

I taki system sprawdza się całkiem nieźle, bo jeszcze się na żadnym podwykonawcy wyłonionym w ten sposób nie przejechałam.

Jak wybrać odpowiednią osobę i zweryfikować czy można jej zaufać? 

W przypadku współpracy B2B (czyli między firmami – na fakturę) nie ma właściwie żadnego ryzyka. Możesz przetestować czy taka współpraca jest realnym odciążeniem i czy ta akurat osoba spełnia Twoje oczekiwania. Jeśli nie to grzecznie rezygnujesz ze współpracy, nie wykupujesz kolejnego pakietu i bogatsza o nowe doświadczenia szukasz innej osoby. Oczywiście trzeba podpisać umowę, która zabezpiecza obie strony. 

Tylko tyle i aż tyle. Nie ma tu umowy o pracę na kilka lat, ani półrocznego okresu wypowiedzenia. Jeśli ktoś nie wywiązuje się ze swoich zadań albo jest Wam z innych przyczyn jednak nie po drodze to po prostu rozstajecie się i tyle. Jeśli chodzi o weryfikacje umiejętności to jest kilka opcji – dużo rozjaśnia rozmowa wstępna w trakcie rekrutacji, a także wykonanie zadania próbnego. 

To tyle w dzisiejszym odcinku! mam nadzieję, że pomógł Ci on podjąć decyzję o współpracy z wirtualną asystentką.