Podcast Oswajam Online – odcinek 65

Zróbmy sobie taką mapę etatów w eksperckim biznesie online. Kim Ty właściwie jesteś na co dzień?

Jesteś specjalistką w swojej branży. To jest ten etat, od którego wszystko się zaczęło. Jesteś dietetyczką, trenerką, psycholożką, nauczycielką, copywriterką, księgową, stylistką – kimkolwiek jesteś, to jest Twoja główna kompetencja. To jest powód, dla którego w ogóle zaczęłaś ten biznes. I pewnie myślałaś, że to będzie ten główny etat. Że będziesz robić to, w czym jesteś dobra, pomagać ludziom i za to dostawać pieniądze.

Ale szybko okazało się, że to jest może trzydzieści procent tego, co robisz. I to przy dobrych wiatrach.

Bo jesteś też strateżką. Musisz wiedzieć, dokąd zmierzasz i jak ma rozwijać się firma. Co sprzedajesz, komu, w jakiej kolejności, w jakim modelu, za ile i dlaczego tak drogo. Lejek, oferta, pozycjonowanie, ceny. To są decyzje, które wymagają myślenia strategicznego, a nie wiedzy merytorycznej w przedmiocie Twojej działalności.

Jesteś marketerką. Musisz docierać do ludzi, którzy jeszcze Cię nie znają. Reklamy, social media, SEO, współprace, webinary. Ktoś musi wymyślić, jak przyciągnąć uwagę w internecie pełnym bodźców i jak sprawić, że potencjalni klienci dowiedzą się o Twoim istnieniu.

Jesteś copywriterką. Piszesz posty, maile, opisy ofert, nagłówki na stronę sprzedażową, scenariusze do rolek. Każdy z tych tekstów wymaga innego podejścia i innej umiejętności. Post na Instagram to nie to samo co mail sprzedażowy, a mail sprzedażowy to nie to samo co strona ofertowa.

Jesteś specem od e-mail marketingu. Planujesz, piszesz, wysyłasz, analizujesz otwarcia i kliknięcia. Ustawiasz automatyczne sekwencje, planujesz workflow, segmentujesz odbiorców przypisując ich do odpowiednich grup.

Jesteś wideokreatorką. Nagrywasz, montujesz, dodajesz napisy, publikujesz. Rolki, podcasty, materiały do kursów. Każdy format ma swoje wymagania techniczne i twórcze.

Jesteś web developerką. Twoja strona internetowa, landing page’e, strony sprzedażowe – ktoś musi to postawić, zaktualizować, naprawić, kiedy coś się wysypie. Do tego platforma kursowa. nie zapominajmy o integracjach z innymi narzędziami – systemem mailingowym, narzędziami do webinarów, płatnościami. Ktoś musi to ogarnąć. I zazwyczaj ten ktoś to Ty.

Jesteś biurem obsługi klienta. Odpowiadasz na wiadomości, obsługujesz reklamacje, pilnujesz, żeby klient miał dobre doświadczenie. Wprowadzasz go do usługi, pilotujesz proces pozyskiwania. Robisz wszystko, żeby był zadowolony.

I jesteś księgową. Albo przynajmniej osobą, która ogarnia faktury, pilnuje terminów i kontaktuje się z biurem rachunkowym. No i oczywiście płaci podatki i daniny do ZUSu. 

I wiesz co? To pewnie nie jest kompletna lista. U Ciebie może wyglądać jeszcze inaczej – może dochodzi projektowanie graficzne, może zarządzanie ludźmi, może prowadzenie podcastu.

Ale nawet ta podstawowa lista to jest dziewięć stanowisk. Dziewięć. W „jednoosobowej” działalności.

I teraz powiedz mi – czy jest coś dziwnego w tym, że jedna osoba nie daje rady obsłużyć każdego z tych etatów na odpowiednim poziomie? Że czasem czegoś nie dowozisz? Że masz w głowie masz tą myśl wiecznie jeszcze coś!?

Nie ma w tym nic dziwnego, bo to po prostu za dużo ról na jedną osobę.

W niektórych przypadkach ratujemy się delegowaniem. I to jest świetne rozwiązanie – o wirtualnych asystentkach rozmawiałam w odcinku 63 z Magdą Steblewską. Jeśli go nie słyszałaś, to bardzo polecam, bo Magda zna ten temat od podszewki i daje dużo konkretów: co delegować w pierwszej kolejności, jak wdrożyć asystentkę, żeby po dwóch tygodniach nie stwierdzić szybciej zrobię to sama.

Ale nie wszystko da się wydelegować. Niektóre rzeczy musimy albo chcemy, przynajmniej na dany moment, robić samodzielnie. Strategia, tworzenie treści, kontakt z klientami – są obszary, w których Twój głos i Twoja głowa są niezastąpione.

Tyle że nie da się być specjalistką we wszystkim. Ale można maksymalnie ułatwiać sobie te wszystkie zadania, które muszą być zrobione. Żeby się nie pogubić. Żeby jedna rola nie pożerała czasu przeznaczonego na inne. Żeby nie zaczynać każdego dnia od pytania za co się zabrać, tylko wiedzieć.

I żeby to zrobić, potrzebujesz dwóch rzeczy.

Po pierwsze – zidentyfikować powtarzające się zadania i procesy. Bo w każdym z tych etatów są czynności, które robisz regularnie. Co tydzień, co miesiąc, przy każdym launchu. I dopóki nie nazwiesz ich po imieniu, będą Cię zaskakiwać za każdym razem od nowa. Będziesz miała poczucie, że wszystko jest pilne i wszystko spada na Ciebie naraz. Tu nie chodzi o żadne wymyślne rzeczy, ale jak tworzysz karuzelę to potrzebujesz mieć najpierw pomysł, później rozpisać kolejne slajdy, następnie przygotować to graficznie i stworzyć opis do posta. A później opublikować. I to powtarza się przy każdej publikacji tego typu. 

Po drugie – gdy już zmapujesz proces trzeba zastanowić się, w jaką strukturę to włożyć. Jaki system, jaka rutyna, jakie narzędzie pomoże Ci to ogarnąć tak, żeby Cię wspierało zamiast przygniatać.

I wiem, że to brzmi jak teoria. Więc dam Ci trzy konkretne przykłady z mojego biznesu. Jeśli znamy się dłużej, to wiesz już, że ja jestem człowiek system i bardzo lubię takie usprawnienia operacyjne wprowadzać w moim biznesie. Zatem trzy zmiany, które wdrożyłam w ostatnich miesiącach i które realnie zmieniły to, jak wygląda moja codzienna praca. 

Pierwsza rzecz to Bożena – asystentka poranka, czyli po prostu projekt w Claude. Bożena ma dostęp do mojej Asany, gdzie planuje zadania swoje i zespołu, i do kalendarza Google ze spotkaniami, a także do Notion, które jest centrum dowodzenia moim biznesem.

Jak to działa w praktyce? Najczęściej podczas odwożenia dzieci wrzucam krótką wiadomość głosową „co tam mamy na dzisiaj” i Bożena sprawdza Asanę i kalendarz, rozkminia z ostatnich rozmów i projektów kontekst tego, co jest na tapecie aktualnie, i na tej podstawie nadaje priorytety. Następnie robi aktualizację mojej strony powitalnej w Notion. Tam mam checklistę fokus na każdy dzień i ona ją uzupełnia, dodatkowo pod listą jest osobna sekcja – słowo od Bożen – i tam daje mi uwagi i sugestie odnośnie pilności albo kolejności wykonywania zadań. 

I to wszystko dzieje się bez mojego udziału. Jedyne, co zrobiłam, to dosłownie 15 sekund poświęcone na nagranie tej głosówki. Później wracam do domu. Zaliczam swój codzienny poranny spacer, jem śniadanie. Idę do komputera z kawą, a pierwsza rzecz, którą widzę po otwarciu laptopa, to właśnie ta strona powitalna w Notion. Już nie tracę pamięci operacyjnej na to, żeby rozkminić, od czego zacząć i co to tam jeszcze na dzisiaj było. Przed powołaniem do życia Bożeny robiłam to ręcznie, czyli sama odpalałam kalendarz, odpalałam Asanę, przeglądałam, co się dzieje, i na karteczce obok wypisywałam sobie zadania do zrobienia, żeby to mieć pod ręką i w widocznym miejscu. No, niby zajmowało to tylko 15-20 minut, ale jak przemnożymy to przez każdy dzień, to w skali tygodnia wychodzi ponad półtorej godziny. 

Drugi przykład takiego systemu, który odciąża mnie mentalnie i oszczędza sporo czasu, to zmiana sposobu tworzenia kontentu, którą wprowadziłam na początku tego roku. Do tej pory, owszem, miałam rozpisaną w Asanie procedurę tworzenia kontentu na miesiąc. I wyglądało to tak, że na dysku Google’a miałam arkusz z planem postów, a w Asanie kolejne zadania. W pierwszym kroku rozpisywałam hasłowo tematy wszystkich tych postów.

Później kolejno tworzyłam albo zlecałam przygotowanie grafik. Następnie zajmowałam się stworzeniem opisów, a w przypadku rolek nagrywałam je. Odcinki podcastu traktowałam osobno. Czyli znowu miałam rozpisaną w Asanie procedurę nagrania każdego odcinka, czyli – najpierw przygotowuję konspekt, potem nagrywam, następnie zlecam montaż, a potem dodanie na hosting, przygotowanie grafik oraz dodanie tego na bloga. Podobnie było w przypadku newsletterów. Na każdy wtorek moim zadaniem w Asanie było napisanie newslettera na czwartek. I ja siadałam i pisałam to co tydzień praktycznie od zera. No i niby był to jakiś system, ale prawda jest taka, że te zadania były bardzo rozrzucone po całym miesiącu.

Jeśli zdarzało się tak, że jakiś miesiąc był gorący, a takich nie brakowało, czyli na przykład robiłam jakąś kampanię, to te rzeczy kontentowe zawsze schodziły na drugi plan. Jeżeli jakieś zadanie wylatywało z harmonogramu, to najczęściej było to właśnie coś związanego z tworzeniem treści.

Teraz przeszłam na inny tryb i ostatni tydzień każdego miesiąca przeznaczam na zaplanowanie i stworzenie jak największej części treści na następny miesiąc. Tutaj też wspieram się połączeniem Notion i Claude, bo to bardzo przyspiesza mi tę warstwę operacyjną. W tym tygodniu kontentowym planuję tematy wszystkich odcinków podcastu, które mają się pojawić w najbliższym miesiącu. Od razu też tworzę do nich taki wstępny konspekt. Nagrania też grupuję na jeden dzień. 

Największa zmiana pojawiła się w obszarze newslettera. Moje newslettery mają dość stałą strukturę i składają się z 3 sekcji. Teraz w tygodniu kontentowym rozpisuje wstępnie temat do każdej z nich na cały miesiąc. Tutaj też mam bazę w Notion, jeden mail to jeden rekord w bazie, mam status każdej sekcji czy jest jakiś pomysł, czy kompletnie nic czy już gotowa treść. I tu znowu wiedząc co się będzie działo w danym miesiącu zrzucam strumień myśli do Claude, on pomaga mi to rozdzielić na kolejne newslettery, a jak dojdziemy do ładu to wrzuca do Notion i aktualizuje status każdej sekcji. Jak mi coś poza tygodniem kontentowym wpada do głowy to tylko zrzucam taką myśl do Claude i on to dodaje w odpowiednie miejsce. Dzięki temu jak siadam do pisania konkretnego newslettera to nie zaczynam od zera, nie tracę czasu na szukanie pomysłów, raportów do polecenia itd. niesamowicie skraca mi to czas pracy nad newsletterem, daje przewidywalność i mogę spokojnie np. na stories zapowiedzieć, co będzie w newsletterze za kilka dni i zachęcić do zapisania się do bazy.

Posty też przeniosłam do Notion. Mam stworzoną taką bazę danych, w której każdy rekord jest osobnym postem. Tam sobie oznaczam, jaki to jest typ treści, jaki jest status, czy ten post już był opublikowany, czy to dopiero pomysł, czy jest w trakcie produkcji.

W tym samym miejscu dodaję treść posta. I jeśli robię z AI, w moim przypadku z Claude’em, jakąś burzę mózgów na pomysły na kontent dotyczące jakiegoś tematu, to ja już potem nie tracę czasu na to, żeby sobie to przeklejać do Notion. Tak jak kiedyś wklejałam to do arkuszy Google’a, tylko mówię: Ej, Bożona, to wklej mi to teraz do Notion, skoro już ustaliłyśmy, co i jak. I dodaj mi do Asany zadanie: nagraj rolkę na dzień taki i taki.

Dzięki przejściu na takie tygodnie kontentowe mam zdecydowaną większość treści na nadchodzący miesiąc ogarniętą. Zabezpieczone są jakieś bloki, na przykład na nagrania. Mogę z dużym wyprzedzeniem zlecić montaż podcastu. 

Trzeci system, który usprawnił mi pracę dotyczy obsługi klientów mentoringowych. Przez długi czas po każdym spotkaniu z klientem zostawałam z notesem pełnym bazgrołów i poczuciem, że połowa ustaleń i tak gdzieś zginie. Niby mogłam wrócić do notatek, ale wertowanie kartek zajmowało mnóstwo czasu, a zdarzało się, że trzeba wrócić do rozmowy sprzed 2 miesięcy. Musiałam też pamiętać, kiedy wystawić fakturę kolejną, które to spotkanie w cyklu itd. Po drodze próbowałam robić notatki na ipadzie pencilem i to zrzucać do wersji digitalowej, ale zupełnie mi się to nie sprawdziło, bo nie miałam ich gdzie gromadzić. 

Teraz wygląda to inaczej. Ze spotkania automatycznie generuje mi się transkrypcja. Tę transkrypcję wrzucam do Claude’a, który wyciąga z niej sedno – najważniejsze wnioski, ustalenia, zadania do wykonania. I na tej podstawie wysyłam klientowi podsumowanie naszego spotkania mailem. 

Ale to nie koniec. Claude dodaje te informacje do mojej bazy klientów w Notion – takiego mojego mini CRM-a. Tam mam nie tylko notatki z każdego spotkania, ale też informacje o płatnościach czy klient płaci w ratach, czy jednorazowo, kiedy trzeba wystawić następną fakturę, kiedy kończy się współpraca, ile spotkań za nami itd. Dzięki temu nic mi nie ginie. Nie muszę trzymać tego w głowie ani w trzech różnych arkuszach.

Ostatnio nagrywałam szkolenie do Strefy Twórców Online, w którym dokładnie pokazuję, jak stworzyłam tę bazę CRM łączącą Notion i Claude’a. Więc jeśli Cię to zainteresowało, to jest to dostępne w Strefie.

I zauważ ten jeden system ogarnia mi od razu dwa etaty z naszej dzisiejszej listy. Obsługę klienta i administrację. Jedno rozwiązanie, dwa stanowiska mniej na mojej głowie.

Te trzy rzeczy mają ze sobą coś wspólnego. Żadna z nich nie wymagała ogromnej inwestycji, nowego narzędzia za krocie, ani rewolucji w firmie. Wymagały czegoś innego – wymagały systemu. Zidentyfikowania, co mi zabiera czas i energię, i wymyślenia struktury, która nie tyle ogarnia to za mnie albo wspiera mnie w procesie.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce i poznać więcej konkretnych rozwiązań zapraszam Cię na bezpłatne warsztaty „Wszystkie etaty soloprzedsiębiorcy – jak ogarnąć strategię, content i sprzedaż i wciąż mieć czas na życie?„, które odbędą się we wtorek 5.05. Bo te trzy przykłady to jest wierzchołek góry lodowej. Tych etatów jest więcej, sposobów na ich ogarnięcie też. Zapisać się możesz na https://oswajamonline.pl/warsztat/ .

A na koniec mam do Ciebie pytanie. Ile etatów obsługujesz dzisiaj w swojej jednoosobowej działalności? I który z nich zabiera Ci najwięcej energii? Napisz mi na Instagramie lub w komentarzu pod odcinkiem jestem bardzo ciekawa Twojej odpowiedzi.