Podcast Oswajam Online – odcinek 51

Jakby mnie ktoś zapytał jaka jest moja supermoc, to odpowiedziałbym tworzenie systemów. Serio, mam system na wszystko. Pewnie po części wynika to z mojej atypowości, ale już dawno nauczyłam się, że żeby działać efektywnie i móc wykorzystywać swój potencjał i pomysły potrzebuję jasnej i logicznej struktury, w którą mogę tę kreatywność wpuścić i która będzie mnie wspierała również w tych cięższych momentach. Bo choć autentycznie uwielbiam swoją pracę to nie zawsze zabieram się do niej z takim samym zapałem. 

Zacznijmy od planowania

Najpierw w skali roku określam dłuższe wolne – w tym roku był to prawie cały sierpień, mam zamiar pracować do 15.12 i wrócić do aktywnego działania o 7.01. Z góry wyznaczam też terminy cyklicznych naborów do moich programów – do masterminda i Systemu Stabilnej Sprzedaży. Właśnie teraz na przełomie sierpnia i września trwają nabory do obu. Mając taki szkielet mogę zejść już do poziomu kwartału i uszczegółowić terminy, a także zaplanować kampanie dla mniejszych produktów, do samodzielnej pracy czy wygospodarować czas na przygotowanie jakiegoś automatycznego lejka do wdrożenia. 

To skutecznie powstrzymuje mnie przed wskakiwaniem w realizację każdego pomysłu, który wpadnie mi do głowy, bo kalendarz z gumy nie jest. A zwykle jest tak, że jak ten supernowy pomysł trochę się osadzi w mojej głowie to okazuje się, że jednak nie był aż taki wspaniały jak mi się na początku wydawało i mogę na chłodno przeanalizować czy warto w to iść i kiedy realnie jest to możliwe. 

Serio jestem zdania, że wymyślanie pomysłów to jest najłatwiejsza sprawa. Zwłaszcza jeśli ktoś ma ADHD. Znacznie trudniejsza jest selekcja, dopracowanie tych wybranych i dociągnięcie projektu do końca na odpowiednim poziomie. I tutaj właśnie wspieram się swoim systemem pracy. Pierwszy filar, o którym przed chwilą wspomniałam to planowanie. Drugi, który się z nim łączy w bezpośredni sposób to delegowanie. 

Jakie zadania deleguję?

Wielokrotnie powtarzałam, że współpraca z wirtualną asystentką to jedna z największych dźwigni rozwoju mojego biznesu. Ponieważ mam wieloletnie doświadczenie menedżerskie zdecydowałam się na zlecanie części zadań od pierwszych dni prowadzenia firmy. 

Aktualnie na stałe wspierają mnie 3 osoby, każda w nieco innym zakresie – wirtualna asystentka techniczna, która jest moją prawą ręką, montażystka oraz wirtualna asystentka contentowa. Dzięki temu rzeczy dzieją się nawet jak ja nie siedzę przy klawiaturze.

Pierwsza ze wspomnianych osób opiekuje się stroną i platformą kursową, a także MailerLite, jak coś wybuchnie to ona gasi wordpressowy czy newsletterowy pożar. W przypadku landingów, a tych jest u mnie sporo, ja tworzę ich treść i coś na kształt podstawowej makiety w pliku tekstowym, ale do Elementora przenosi to ona. Dokładnie tak samo działa to z newsletterem – ja piszę w pliku na dysku Google goły tekst, z podstawowym formatowaniem (podziałem na akapity, nagłówkami, boldami), a w przypadku newslettera określam też warunki sekwencji – czyli do kogo i kiedy ma być dana treść przesłana, ale wprowadzenie tego to MailerLite, przetestowanie i wprawienie w ruch oddelegowuję. 

Tak samo w przypadku plików PDF typu karty pracy czy lead magnet. Ja przygotowuję wsad, ale ostateczny kształt w Canvie, według moich wytycznych nadaje mu wirtualna asystentka od contentu. 

Ona również zamienia moje rozpisane na slajdy teksty w karuzele, które widzisz na Instagramie oraz przygotowuje większość grafik typu okładki, bannery itd. Całą moją identyfikację wizualną zaprojektował projektant graficzny, on też przygotował szablon i elementy na podstawie, których powstają kolejne grafiki, więc zespół ma ułatwione zadanie, bo korzysta z puli gotowych elementów.

Obecnie sama sporadycznie tworzę grafiki, właściwie tylko jeśli potrzebuję akurat czegoś na szybko. Planowo przygotowuję właściwie tylko grafiki do reklam, resztę deleguje. 

Jeśli chodzi o podcast to ja przygotowuję treść odcinka i go nagrywam, ale to ktoś inny sprawia, że możesz go właśnie słuchać. To ona zajmuje się montażem, dodaje odcinek na hosting, a przypadku wywiadów opracowuje transkrypcje na bloga. 

Podobnie w przypadku tworzenia materiałów kursowych – ja przygotowuję je merytorycznie, łącznie z prezentacją i nagrywam. Montaż zlecam tej samej osobie, która ogarnia podcast. Na platformę kursową materiały dodaje techniczna wirtualna asystentka, ona też przygotowuje okładki do nagrań wideo, kursów itd

Nie deleguję i prawdopodobnie nigdy nie będę tego robić, tworzenia tekstów. Wszystkie maile, podcasty i teksty na landingach pochodzą bezpośrednio ode mnie. Wyjątkiem jest tutaj Facebook, który jest dla mnie kanałem prowadzonym z rozsądku i w całości oddałam prowadzenie go contentowej wirtualnej asystentce, która co miesiąc rozpisuje plan postów dopasowany do tego co aktualnie się dzieje i po mojej akceptacji przygotowuje ich treść i zajmuje się publikacją. 

Jak możesz się domyślać ta trzyosobowa ekipa stanowi dla mnie niezłe wsparcie i tylko dzięki temu jestem w stanie prowadzić tyle projektów i działać sprawnie. Nie zliczę ilu sytuacja typu chore dzieci dzień przed webinarem uratowało mnie właśnie wsparcie zespołu i to, że moim głównym obowiązkiem jest zarządzanie ich pracą i zlecanie zadań. 

I tak, owszem, oznacza to trzy faktury do opłacenia na koniec każdego miesiąca, ale bez tego moje zarobki byłby znacznie niższe, więc zdecydowanie mi się to opłaca. 

Co do faktur tu też ratuje mnie system. Staram się również automatyzować i upraszczać niektóre procesy wewnętrzne, zwłaszcza te za którymi nie przepadam. Mam zasadę, że faktury kosztowe opłacam natychmiast, żeby nie musieć o nich pamiętać. Korzystam z InFaktu i mega doceniam, że nie muszę zbierać żadnych faktur, nic wysyłać pocztą. Faktury kosztowe otrzymane mailem po prostu przesyłam na dedykowany adres i mój księgowy się nimi zajmuje. Takich papierowych mam niewiele, właściwie tylko za paliwo i tutaj też sprawa jest prosta odrazu robię zdjęcie rachunku przez apkę InFaktu i leci do systemu. ZUS i Skarbówkę też najczęściej opłacam z poziomu InFaktu jednym kliknięciem, nie muszę nawet wypełniać danych do przelewu. Faktury za zakupy w moim sklepie autmatycznie trafiają do InFaktu zaraz po wystawieniu. Ręcznie wystawiam niewiele dokumentów, tylko za niektóre procesy indywidualne, więc nie jest to uciążliwe – zwłaszcza, że wysyłam je klientom również korzystając z infrastruktury InFaktu, a do wiadomości mają dołączony link do szybkich płatności co bardzo usprawnia sprawę. Pamiętam, że w poprzedniej firmie, którą prowadziłam kilkanaście lat temu mega stresowały mnie te księgowe tematy, więc teraz od początku wiedziałam, że potrzebuję czegoś co na maxa mi ułatwi sprawę.

W czym pomaga mi sztuczna inteligencja

Korzystam także z narzędzi opartych o sztuczną inteligencję, żeby przyspieszać swoją pracę. Głównie LLMów, ostatnio od Chata GPT zdecydowanie wolę Claude’a i chyba tam przeniosę płatną subskrypcję od września. Najczęściej są to burze mózgów i sprawdzanie pomysłów oraz ich feedbackowanie – np. ocena nowej wersji landingu czy sekwencji mailowej okiem potencjalnego klienta i speca od sprzedaży online. W podobny sposób sprawdzam również swoje materiały kursowe. Gdy przygotuje skrypt danej lekcji GPT czy Claude mają za zadanie ocenić z perspektywy kursanta czy wszystko jest jasne, czy język jest zrozumiały, czy niczego nie brakuje albo czy lekcja nie jest niepotrzebnie przegadana. Później już po nagraniu całości do swoich kursów przygotowuję streszczenia tekstowe i to robi AI na podstawie mojego skryptu. Wspieram się sztuczną inteligencją także przy analizie danych – np. opracowaniu wyników badania potrzeb odbiorców czy przeanalizowanie danych sprzedażowych. Nie zlecam natomiast pisania tekstów od zera, bo jakoś nie mam przekonania do oddawania głosu mojej marki komukolwiek, zwłaszcza maszynie. 

Posty planuję z wyprzedzeniem i zazwyczaj hurtem. Podobnie jeśli nagrywam rolki to najpierw rozpisuję scenariusze do kilku, a później nagrywam je za jednym zamachem

Przy kwestiach delegowania i wykorzystywania narzędzi opartych o sztuczną inteligencję poza opłacalnością pojawia się tutaj jeszcze jedna kwestia, a mianowicie czas. Jestem zdania, że pieniądze zawsze można zarobić, ale straconego czasu nie odzyskasz nigdy. 

Pracuję w określonych ramach

Mocno tego pilnuję, bo ograniczanie czasu poświęcanego na pracę przy jednoczesnym zachowaniu rentowności jest jednym z moich głównych celów biznesowych. Pracuję mniej niż 25 h tygodniowo, cztery dni od 10 do 15, a we wtorki zaczynam później, koło 11:30, bo rano mam trening. 

Dlaczego zaczynam o 10? Bo mogę. A tak zupełnie serio, niestety nie śpię do 9:30, każdego ranka budzik woła mnie od 7 i od rana jestem na etacie mama. To czas, żeby ogarnąć dzieciaki i wyprawić ich do placówek. Syna odwozi mój mąż albo teść, bo to na trasie do ich pracy, a córkę wożę na zmianę z koleżanką, która mieszka po sąsiedzku i ma córkę w tej samej grupie. To też jest mega ułatwienie – warto sobie budować wioskę wsparcia, nie tylko w biznesie, ale to już temat na inny odcinek. Jak dom opustoszeje to pierwszym co robię jest krótki spacer z psem. Później śniadanie, które najczęściej mam zaplanowane albo częściowo przygotowane poprzedniego dnia i z kawą idę do gabinetu, żeby zacząć pracę. Lunch też mam zawsze gotowy wcześniej, bo jeśli tego nie zrobię, to kończy się tym, że nie jem do 17-18. Pracę kończę o 15, maksymalnie 15:30 z prozaicznego powodu – trzeba odebrać dzieci. Tych sztywnych ram nie przeskoczę i chociaż na początku pracy na swoim, po doświadczeniach pracy w agencji po 10h dziennie nieco mnie to frustrowało teraz uważam to za błogosławieństwo. Bo niestety mam tendencję do zakopywania się w robocie i zapominania przy tym o bożym świecie, łącznie z jedzeniem i wizytami w toalecie. 

Ten ograniczony czas zmusza mnie do mądrego wybierania priorytetów i skupiania się na tych zadaniach, w których nikt mnie nie zastąpi – tworzeniu produktów, prowadzeniu klientów i strategii. Między 10 a 15 to jest też pora, w której mój mózg działa najlepiej i najefektywniej. Dlatego moje webinary odbywają się w południe, a nie o 20, kiedy powoli przechodzę w tryb zombie. Staram się maksymalnie wykorzystywać moje mocne strony. Nigdy nie robię kreatywnych zdań wieczorami, bo zwyczajnie mi to nie wychodzi. Wiem, że trudne są dla mnie nudne i powtarzalne zadania, więc je zlecam. Za to uwielbiam tworzyć systemy i strategie, przychodzi mi to z łatwością, więc zawsze staram się patrzeć kilka kroków do przodu. 

Staram się pracować w blokach tematycznych i na jeden dzień ustawiam sobie tylko jedno grube zadanie, wymagające pełnego skupienia jak np. przygotowanie sekwencji maili sprzedażowych do kampanii, opracowanie treści webinaru czy nowego produktu. Również dni w tygodniu mam na stałe przypisane do pewnych typów zadań, trzymam się tego już od dawna i bardzo dobrze mi się to sprawdza. 

Poniedziałki i środy to są dni przeznaczone na pracę z klientem. W te dni prowadzę mastermindy, sesje mentoringowe w programach grupowych oraz mam otwarty kalendarz dla klientów z procesów indywidualnych. Jeśli jakiś okres jest bardziej intensywny to blokuję na jakiś czas możliwość spotkań 1:1 i te dwa dni przeznaczam na pracę strategiczną.

We wtorki jak wspomniałam pracuję krócej, bo po treningu wracam około 10:45. Dwa wtorki w miesiącu zarezerwowane są dla Strefowiczów, czyli członków mojej subskrypcji – o 12 spotykamy się na naszych regularnych sesjach na żywo. 90% moich webinarów odbywa się także we wtorki. Te pozostałe w miesiącu, w których nie mam eventów na żywo to czas na gruby content i najczęściej właśnie wtedy pracuję nad kolejnymi odcinkami podcastu. 

Czwartek to dzień na pracę głęboką. Tu nie zajmuję się pierdołami, tylko siadam do tych absolutnie najbardziej wymagających zadań w danym tygodniu. 

Piątek to taki dzień gospodarczy. Część dnia, podobnie jak w czwartek, spędzam na tych grubych strategicznych zadaniach, co dwa tygodnie spotykam się z moją mentorką. To jest też dzień, w którym robię plan na kolejny tydzień. Często też nagrywam w piątki – albo podcast, albo rolki czy inne materiały wideo, do których wsad opracowuję wcześniej. Najczęściej właśnie w piątek uruchamiam też kampanie reklamowe.

Nie pracuję w weekendy. Nie pracuję popołudniami. Jeśli zdarzy się jakiś pożar to zmuszam się do pobudki około 5:30 i biorę do łóżka laptopa nadganiając zaległości przez półtorej godziny, zanim dzieciaki wstaną. Na szczęście takie sytuacje zdarzają się sporadycznie.

Mam już dość rozwinięty biznes, sporo produktów, zadań jest dużo, a czasu niewiele. Bez dobrego planowania, delegowania i mocnego pilnowania priorytetów nie miałabym szans utrzymać się na powierzchni. 

Struktura moich ofert

To powinno dać Ci pewien obraz tego, ile tematów jest do ogarnięcia. 

Idąc od dołu – mam kilka lead magnetów w różnych formatach i skierowanych do różnych grup odbiorców w ramach mojej niszy. Dalej mam mikroprodukty, których nie sprzedaje w kampaniach – wykorzystuję je w różnych miejscach lejków automatycznych, jako oferty jednorazowe po zapisie na webinar czy pobraniu lead magnetu, a od czasu do czasu przypominam o nich moim odbiorcom w bieżącej komunikacji. To są produkty do samodzielnej pracy, kosztują między 50 a 160 zł.

Jednym z moich flagowych projektów jest Strefa Twórców Online – platforma subskrypcyjna, która jest produktem skierowanym głównie do osób początkujących, niskokosztowym (w ujęciu miesięcznym koszt dołączenia to aktualnie 97 zł), ale budującym lojalność (jak to subskrypcja). Strefa składa się z bazy wiedzy, do której materiały tworzę ja i zaproszeni eksperci, społeczności na Discordzie oraz cyklicznych spotkań na żywo w dwóch formatach – dwa razy w miesiącu, więc jest to produkt hybrydowy. Rolą Strefy było zaopiekowanie osób początkujących, budowanie lojalności, zapewnienie mi stałego i przewidywanego przychodu, bez konieczności ciągłej sprzedaży (kampania dwa razy w roku, płatności co miesiąc), 

Kolejna półka to większe produkty do samodzielnej pracy w cenie między 300 a 500 zł.

Dalej mamy produkty premium – pakiety konsultacji strategicznych (najdroższe w mojej ofercie), które stanowią kompleksowy proces i wymagają ode mnie nie tylko czasu na samo spotkanie, ale także przygotowania indywidualnego procesu.

Mastermindy, które kocham i prowadzę regularnie od kilku lat, obecnie koszt udziału to około 1800-2000 zł oraz program wdrożeniowy System Stabilnej Sprzedaży, który wiąże się z inwestycją około 4000 zł, ale zapewnia bardzo bliską współpracę i indywidualny feedback do każdej treści przygotowanej przez uczestnika. Zarówno w mastermindach jak i w Systemie obowiązuje limit miejsc, właśnie dlatego, żebym miała czas i przestrzeń na zaopiekowanie się każdym z uczestników.

Taki układ ofert zapewnia mi stabilne przychody, częściowo uniezależnione od mojej aktywnej obecności oraz przestrzeń na przygotowanie kampanii, która jest zawsze dodatkowym zastrzykiem gotówki.

Poza pracą z klientami i zadaniami związanymi z przygotowaniem sprzedaży, regularnie jak w szwajcarskim zegarku w każdy czwartek leci do Twojej skrzynki Oswojony Newsletter, a co drugi tydzień ukazuje się nowych odcinek podcastu. Nie zapominajmy też o komunikacji na Instagramie. 

Jak widzisz tych elementów jest sporo i bez systemu, który trzyma to wszystko w ryzach, byłoby ciężko. Zła wiadomość jest taka, że mój system wspiera mnie i nawet skopiowanie go 1:1 nie przełoży się na identyczne efekty u Ciebie. Dobra wiadomość jest taka, że mogę Ci pomóc w zaprojektowaniu i wdrożeniu systemu skrojonego idealnie pod Twoje potrzeby, zasoby i mocne strony, bo dokładnie tym zajmujemy się w programie System Stabilnej Sprzedaży, do którego nabór rusza już na początku września.