wszystko jest projektem

Podcast Oswajam Online – odcinek 11

Jak zjeść słonia? Po kawałku. Domyślasz się już o czym będzie dzisiejszy odcinek? 

Pogadamy o zarządzaniu projektami. Ale nie w ujęciu “ąę” akademickim albo korpomenedżerskim, a takim bardziej codziennym. Jak się tak chwilę nad tym zastanowić to wszystko jest projektem.

Kliknij w odtwarzacz poniżej, żeby posłuchać jedenastego odcinka podcastu Oswajam Online dla twórców cyfrowych, edukatorów i soloprzedsiębiorców, którzy przedzierają się przez tą internetową dżunglę chcąc zarabiać w sieci na swojej wiedzy i pasji.

Podcast znajdziesz też w popularnych w aplikacjach – m. in. Apple Podcast i Spotify.

Moje podejście do projektów

Śmieję się czasem, mówiąc, że jestem człowiek – projekt. I to jest szczera prawda. Gdy wpada mi do głowy jakiś pomysł, czy to na gruncie zawodowym, czy prywatnym, pod czaszką od razu odpala się maszynka, która kmini jakby to zrealizować.

Kocham ten etap! Planowanie, rozkminianie kroków, analiza potencjalnych zagrożeń, szukanie alternatywnych rozwiązań. Napędza mnie to niesamowicie. To zdecydowanie mój konik i właśnie dlatego tak dobrze czuję się w pracy projektowej.

To nie przypadek, że w moim gallupowym top10 nie ma ani jednego talentu wykonawczego, a pierwszej piątce za to kokosi się Dowodzenie, Komunikatywność i Aktywator. Jestem świetna w rozpoczynaniu projektów i wprawianiu machiny w ruch, mam łatwość w łączeniu kropek i wyznaczaniu kolejnych kroków, ale nie jestem tą osobą, która spełnia się w mozolnym ciągnięciu tego wózka i utrzymywaniu go na wyznaczonym kursie latami. 

Sczezłabym z nudów, gdybym latami musiała robić te same zadania od 8 do 16Nie przesadzam, wiem, że zabiłoby to we mnie sporą dozę radości z życia. Nie wartościuję tego w żaden sposób, totalnie rozumiem, że nie wszyscy działają tak jak ja i jest rzesza osób, która ponad wszystko ceni przewidywalność, stabilność i brak niespodzianek.

Ja działam inaczej i z pełną świadomością tworzę sobie środowisko pracy, w którym to się sprawdza. W Oswajam Online tworzę produkty, przygotowuje kampanię, publikuję różne treści, a także wspieram w tym zakresie innych twórców. Takie dynamiczne środowisko to woda na mój młyn. Jasne, niektóre rzeczy są i powinny być powtarzalne, a procedury to złoto, ale tak naprawdę nie ma dwóch identycznych projektów, bo nawet jeśli założenia i realizatorzy są ci sami, to warunki zewnętrzne mogą się diametralnie różnić. 

Zarządzanie projektami

Zarządzanie projektem jest tym co pozwala zamienić “fajnie by było”, czyli takie niesprecyzowane marzenie czy chciejstwo w realny plan działania i konkretne przedsięwzięcie.

Zróbmy tu małą pauzę, żeby zajrzeć do definicji i ustalić czym jest projekt. Projekt to przedsięwzięcie składające się z aktywności powiązanych w złożony sposób, zmierzające do osiągnięcia celu i posiadające zaplanowany z góry początek i koniec. W chwili rozpoczęcia projektu zwykle mamy w głowie wiele niewiadomych, które później, w trakcie zarządzania nim niwelujemy i znajdujemy nowe rozwiązania, które pomogą osiągnąć wyznaczony cel.

Kto powinien się uczyć zarządzania projektem? W takim ujęciu każdy. Nie tylko menedżer, który ma pod sobą duży zespół, albo nawet kilka.

Twoje wakacje to projekt, zrzucenie 10 kilo to projekt, przebiegnięcie maratonu to projekt, napisanie e-booka to projekt, remont domu to projekt, zmiana samochodu to też projekt.

Podcast, którego słuchasz to też projekt. A raczej jego efekt. Przecież to nie było tak, że pewnego ranka obudziłam się z myślą, że nagram podcast, podłączyłam mikrofon do kompa i zaczęłam do Ciebie gadać.

Pierwsza była decyzja o realizacji pomysłu, który chodził za mną już rok wcześniej. Później rozpisanie potrzebnych zasobów i zdobycie ich. I tu mam na myśli zarówno sprzęt, wiedzę, jak i ludzi, czyli choćby znalezienie osoby, która ten podcast będzie montować, bo wiedziałam, że sama nie ogarnę tego czasowo. Tu pozdrawiam Agatę, dzięki której słuchasz mojego gadania. Następnie przyszedł czas na przygotowanie listy zadań – np. wymyślenie pomysłów na 10 pierwszych odcinków, zlecenie oprawy graficznej, wpisanie nowego kanału komunikacji w strategię, opracowanie sposobu dystrybucji, wypracowanie procedury przygotowania i nagrania odcinka itd. Kolejnym krokiem było osadzenie tych działań w czasie. Ustalenie daty premiery oraz częstotliwości publikowania kolejnych odcinków. Dopiero później przyszedł ten moment gdy podłączyłam mikrofon do laptopa i zaczęłam gadać. 

Od “fajnie by było” do realnego projektu

Zobacz przez prawie rok wcześniej ta myśl o podcaście była właśnie takim “fajnie by było”. Fajnie by było mieć podcast. Chciałabym mieć podcast. I nie szło za tym nic więcej. Do chwili gdy podjęłam decyzję, by zmienić pomysł w projekt. A tym samym nadać mu ramy i puścić machinę w ruch.

Zrób szybki rachunek sumienia ile masz takich “fajnie by było”. Fajnie by było pracować mniej. Fajnie by było zarabiać więcej. Fajnie by było gdyby osiąganie większej części przychodu nie wymagało ode mnie wymiany czasu na pieniądze. No pewnie, że fajnie by było. Tylko to nie wystarczy. Nawet jeśli pójdzie za tym jakiś zryw.

Zresztą przypomnij sobie temat postanowień noworocznych: tak, będę ćwiczyć 5x w tygodniu, gotować zdrowe jedzenie, codziennie spacerować, 10 tysięcy kroków to minimum i podciągnę się z języka albo zacznę medytować. A najlepiej będę robić obie te rzeczy. Później wjeżdża rzeczywistość, zmęczenie, praca, dziecko z gilem, beznadziejna pogoda za oknem i ten trudny do okiełznania ślinotok na myśl o czekoladzie. Początkową ekscytację zastępuje zniechęcenie i porzucamy temat.

Dzieje się tak dlatego, że po pierwsze nie planowaliśmy w oparciu o realne zasoby i rzeczywistość, a po drugie zamiast skupić się na celu narzuciliśmy sobie szereg taktyk i zero miejsca na elastyczność w działaniu. I skoro nie udaje się ćwiczyć 5x w tygodniu przez godzinę to odpuszczamy całkiem, a przecież 3 razy w tygodniu po 20 minut jest lepsze niż zero.

Dlatego ważne jest, żeby decyzję o wejściu w jakieś przedsięwzięcie podejmować z chłodną głową i skupiać się na rezultacie, który chcemy osiągnąć, a nie na pierwotnie zakładanych taktykach, które nas do niego doprowadząOne nie są najważniejsze i nie musisz się ich kurczowo trzymać.

Jeśli chcesz zrzucić 10 kg, żeby odciążyć kolana i kręgosłup i pozbyć się bólu możesz to osiągnąć na różne sposoby. Nawet jeśli początkowym założeniem były 4 treningi na siłowni w tygodniu plus dieta keto, ale w trakcie okazało się, że po miesiącu mdli Cię na myśl o jajkach i awokado, po nocy śni Ci się makaron czy chleb a siłowni nie znosisz, to nie znaczy, że projekt jest do zaorania i trzeba uznać porażkę. To znak, że czas na inne taktyki. Może akurat u Ciebie długie spacery i zróżnicowana dieta z deficytem kalorycznym będą tym co doprowadzi Cię do wymarzonego efektu i życia bez bólu.

Polecam Ci też w wolnej chwili wskoczyć do podcastu Moniki Torkowskiej “Między wskazówkami”, a konkretnie do odcinka 56 o micie konsekwencji. Monika fajnie opowiada o tym, że kończenie zadań za wszelką cenę w imię konsekwencji i obawy “co ludzie powiedzą” nie zawsze jest dobrym pomysłem. A na pewno nie jest dobrym, gdy cel przestał już Cię kręcić, ale żal Ci poświęconego czasu i energii, więc brniesz w to dalej na siłę, choć każdą komórką ciała czujesz bezsens i opór. Do samego określania celu projektu jeszcze dzisiaj wrócę.

Mierz siły na zamiary

Mówiłam na początku, że bardzo lubię takie dynamiczne środowisko w pracy i nie tylko. Cenię możliwość wchodzenia w nowe i ekscytujące projekty niemal co chwilę, ale to też niesie za sobą pewne zagrożenia. Nie jest żadną sztuką wziąć na siebie za dużo i w sekundę zaczynać realizować każdy pomysł, który wpadnie do głowy. Sztuką jest mądrze wybierać i mierzyć siły na zamiary. Na początku zwykle jest hurraoptymizm, który szepcze do ucha: Tak, pewnie że to super pomysł. Jedziemy z tym! Co skutecznie zagłusza głos rozsądku.

Nadal się tego uczę i jest coraz lepiej, ale nie ukrywam, że jest to trudne. Przecież to co nowe niesie ze sobą wyzwanie, a ja lubię wyzwania. Ale zdecydowanie nie lubię jak przygniata mnie ilość zobowiązań, którą sama dobrowolnie na siebie wzięłam. Dlatego każdy nowy pomysł leci najpierw na parking gdzie musi swoje odczekać, gdy ekscytacja opadnie wracam do niego i sprawdzam czy nadal wydaje mi się taki świetny jak na początku. Jeśli tak to szukam przestrzeni i sposobu, żeby zacząć go realizować, jeśli nie – zostaje na parkingu. Gdyby nie to, pewnie miałabym dziś założonych już kilka kont w mediach społecznościowych dla różnych moich zajawek poza pracą, które wiałyby pustką lub zostały porzucone po kilku tygodniach ze względu na brak czasu (no bo przecież jak już coś robić to na 100% i full profesjonalnie) oraz dziesiątki innych rozgrzebanych projektów. No dobra, nie oszukujmy się. Nadal mam takie cmentarzysko projektów zaczętych i porzuconych, ale na przestrzeni ostatnich 2 lat trafia tam zdecydowanie mniej ofiar niż wcześniej.

Myślę, że dla wielu osób to właśnie nadmiar pomysłów może być hamulcowym, a nie ich brak. Bo nie wiem od czego zacząć. Bo nie wiem czy mam na to kasę. Bo nie wiem czy znajdę czas. Bo nie wiem czy mnie nie wyśmieją. Bo nie wiem czy podołam. Bo nigdy tego nie robiłam. Bo nie wiem co zadziała.

Jak skutecznie realizować projekty

Było trochę teoretyzowania, teraz czas na konkret. Jak dzięki podejściu projektowemu skutecznie realizować te swoje “fajnie by było”.

Załóżmy, że Twoim “fajnie by było” jest myśl o stworzeniu kursu online i zarabianiu na jego sprzedaży. 

Krok 1 – dokop się do sedna

Zastanów się jaki cel chcesz realizować poprzez stworzenie kursu. Wbrew pozorom to bardzo ważny krok. Nie chcesz zrobić kursu dla samego zrobienia kursu. Pokop głębiej.

Może szukasz świeżości i chcesz sprawdzić się w nowej roli? 

Może chcesz zmienić strukturę swoich przychodów, żeby mieć więcej czasu na inne aspekty życia niż praca i mniej zarabiać z usług, czyli wymiany czasu na pieniądze, a więcej z produktów skalowalnych, które robisz raz i sprzedajesz wielokrotnie. 

Może chcesz swobody, dzięki której możesz pracować z różnych miejsc na świecie i decydować samodzielnie kiedy pracujesz więcej, a kiedy mniej. 

Może chcesz pomagać większej liczbie klientów – teraz musisz ich odprawiać z kwitkiem, bo Twój kalendarz jest wypchany po brzegi.

Słowem – określ co tak naprawdę stoi za tym, że fajnie by było nagrać kurs i na nim zarabiać. Ta wizja będzie Cię napędzać w trakcie realizacji, gdy chwilowo zabraknie motywacji do działania.

Takie jasne określenie prawdziwego celu pozwoli Ci też na pewną elastyczność. Jeśli pierwotnie założone taktyki z jakiegoś powodu się nie sprawdzą, poszukasz innych, które skutecznie pomogą Ci zrealizować cel.

Krok 2 – rozpisz projekt na zadania i podzadania

Słonia je się po kawałku. 

Samo “stworzę kurs online” może przyprawiać o zawrót głowy, zwłaszcza jeśli robisz to pierwszy raz.

Podejdź do tematu na chłodno i podziel zadania na dwie główne kategorie: po pierwsze ustalenie zawartości i formy Twojego kursu, po drugie sposób jego sprzedaży i promocji. Dalej będzie już łatwiej. Wypisz wszystko co musi być zrobione zaczynając od tych grubych tematów i idź coraz głębiej rozbijając zdania na mniejsze i bardziej szczegółowe. Łatwiej zabrać się za realizację mniejszego zadania typu“przygotowanie pytań do ankiety badającej potrzeby odbiorców” albo “znalezienie montażysty do materiałów wideo” niż do kobyły “stworzę kurs online”.

Krok 3 – określ zasoby, których potrzebujesz do realizacji zadań

Może brakuje Ci jakiegoś sprzętu albo oprogramowania? Może trzeba rozejrzeć się za specjalistą od reklam albo dobrym grafikiem?

Krok 4 –  wyznacz terminy i deleguj zadania

Określ termin wykonania poszczególnych zadań, a także całego projektu i wydeleguj te elementy, których nie będziesz robić samodzielnie.

Jeśli chodzi o określenie terminu realizacji projektu to ja lubię robić to metodą Vonegutta, czyli od końca. Zakładam, że premiera mojego kursu ma odbyć się 1.10. i od tej daty cofam się zaznaczając terminy poprzednich zadań. Skoro tak, to tydzień wcześniej powinna być gotowa i przetestowana strona sprzedażowa. Żeby tak się stało to jeszcze wcześniej trzeba przygotować teksty na tę stronę, a zanim teksty to znaleźć podwykonawcę, który ją zrobi. Oczywiście możesz robić wszystko samodzielnie, to nie ma znaczenia, chcę Ci tylko pokazać na czym polega planowanie od końca. Bardzo często na tym etapie okazuje się, że pierwotny termin realizacji projektu za nic się nie zepnie i super, że wiesz to już teraz i masz czas przeplanować działania.

Krok 5 – analizuj swoje założenia i wyniki na bieżąco oraz koryguj działania

Został nam jeszcze ostatni krok.

Na koniec przygotuj podsumowanie i spisz wnioski. Bardzo przydadzą Ci się w przyszłości i pomogą usprawnić kolejne działania.

Wcale nie musisz robić  wielkich projektów, żeby korzystać z tych 5 kroków, ale nawet jeśli Twoim celem jest powieszenie zdjęć z wakacji w salonie warto działać według tej metody. 

Krok 1 – cel: chcesz powiesić zdjęcia, by łatwo wracać w pamięci do dobrych chwil, gdy sączysz w salonie zimową herbatę.

Krok 2 – zadania: zmierzyć ścianę, kupić ramki w odpowiednim wymiarze, wybrać zdjęcia i wywołać je w odpowiednim formacie, naszkicować układ, jeśli zdjęć jest więcej.

Krok 3 – zasoby: kupno ramek i wywołanie zdjęć ogarniesz samodzielnie, ale potrzebujesz jeszcze wiertarki i najlepiej kogoś kto ją obsłuży. Do zadań wpisujesz: telefon do kumpla Tomka i upieczenie dla niego ciasta w ramach podziękowania.

Krok 4 – termin: za tydzień jedziesz do Ikei po kanapę, więc przy okazji kupisz ramki. Zdjęcia do wywołania wybierzesz w sobotę i zamówisz odbitki online. Oba terminy wpisujesz do kalendarza, a później dzwonisz do Tomka, żeby ustalić kiedy może Cię odwiedzić z wiertarką.

Krok 5 – spisywać wniosków nie musisz, ale pewnie warto zapamiętać na przyszłość w którym miejscu w ścianie trafiliście w kabel powodując wywalenie korków w całym bloku, żeby uniknąć powtórki przy wieszaniu kolejnych pamiątek.

Dzięki za spędzenie ze mną tego czasu i do zobaczenia gdzieś w onlajnie!

Podobne wpisy

Jeden komentarz

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *