Jak delegować zadania w małej firmie?
Jakiś czas temu w ankiecie na Instagramie zadałam pytanie “czy współpracujesz z wirtualną asystentką?” i 85% osób zaprzeczyło. Dopytałam o powody i trzy główne to: “nie mam na to kasy”, “pierwsze słyszę o takim zawodzie jak wirtualna asystentka” i “nie wiem co mogę zlecić”.
“Sam/a zrobię lepiej” pojawiło się dopiero na ostatnim miejscu z najmniejszą ilością głosów. To oznacza, że jest chęć i potencjał do delegowania, ale wciąż dużo osób, nie wie jak się za to zabrać.
Jak to wygląda u mnie?
Zdarza się, że na Instagramie czy w odpowiedzi na newsletter ktoś mnie pyta – skąd masz na to czas? Masz małe dzieci, do tego firma, tworzysz produkty, prowadzisz Instagrama, Facebooka i jeszcze masz czas na pisanie bloga i newslettera, a co trochę widzę na stories jak biegasz. Tu nie ma żadnej tajemnicy, tylko trzy składowe elementy – dobre rozpisywanie projektów (dzięki temu wiem co kiedy musi być zrobione i które elementy są kluczowe dla osiągnięcia celu, a które można w razie awarii odpuścić), procedury (czyli spisane krok po kroku wytyczne do powtarzalnych działań, które przyspieszają codzienną pracę i pozwalają uniknąć głupich błędów) oraz delegowanie zadań. Na stałe współpracuję z wirtualną asystentką (od pierwszego dnia działalności – poszukiwania zaczęłam na miesiąc przed rejestracją w CEIDG). To była zdecydowanie jedna z lepszych decyzji biznesowych jakie podjęłam, bez Ewy dawno bym już zginęła 😉
Jestem osobą, która ma milion pomysłów na minutę i chętnie podejmuję się nowych działań (w TOP5 wg Gallupa mam Dowodzenie, które przejmuje stery i rozdziela zadania oraz Aktywatora, który najpierw działa, a później myśli, za to talenty z domeny wykonawczej mam poza TOP10). Gdyby nie wsparcie wykonawcze asystentki albo utonęłabym w ilości zadań do zrealizowania albo musiałabym pracować po kilkanaście godzin na dobę, na co nie mam warunków ani chęci. A tak przygotowuję strategię działań, rozpisuję ją szczegółowo w harmonogram projektu, dzielę na zadania z określonym czasem wykonania i ja zajmuję się częścią strategiczną i merytoryczną (czyli np. napisaniem tego wpisu), a moja WA nadaje temu ostateczny kształt (czyli wprowadza wpis do wordpressa, przygotowuje jego okładkę, hasła do SEO itd.). Współpracuję również (tu już projektowo, a nie w trybie ciągłym) z Agą, która ogarnia grubsze tematy digitalowe jak zrobienie strony, sklepu, platformy kursowej oraz z Arkiem, który jest grafikiem i stworzył moją identyfikację wizualną i okładki e-booków. Za jakiś czas będę najprawdopodobniej szukać kogoś kto wesprze mnie w kwestii obróbki audio i wideo, bo tych materiałów będzie u mnie coraz więcej, a w kolejnym kroku project managera.
Jak i kiedy zacząć?
Im szybciej tym lepiej. A już na pewno, gdy Twój biznes zaczyna zarabiać. Jak wspomniałam wcześniej ja zaczęłam od dnia zero. Wiedziałam, że w mojej sytuacji życiowej (dwójka małych dzieci i ograniczony czas na pracę zawodową) i z ilością pomysłów, które chcę wdrożyć bez pomocy zajadę się na śmierć albo rzucę to wszystko w diabły po 3 miesiącach. Plusem delegowania zadań od początku jest też to, że jest łatwiej, bo masz mniej rzeczy do przekazania. Zwykle nie ma też jeszcze chaosu, który warto uporządkować zanim zaczniemy kogoś wdrażać w działania firmy. W głowie nie dudni blokujące przekonanie “bo ja to sam/a robiłam od tylu lat i nikt inny nie będzie umiał po mojemu”. Oczywiście jeśli prowadzisz firmę już od dłuższego czasu i dopiero teraz ilość zadań Cię zaczęła przytłaczać to nie znaczy, że jest za późno i już do końca świata musisz samodzielnie pchać ten wózek. Na każdym etapie, na którym pojawia się myśl, że doba jest za krótka, dobrze będzie sięgnąć po wsparcie w postaci podwykonawcy.
Ciekawe jest to, że zwykle nie mamy problemów ze zlecaniem pojedynczych zadań typu przygotowanie logo, nawet gdy firma nie zarobiła jeszcze ani złotówki, a usługa kosztuje kilka tysięcy. Opór pojawia się w przypadku stałej współpracy. Co jest nie do końca logiczne, bo koszt zrobienia logo pokrywa 2-3 miesiące współpracy z asystentką. Logo nie przekłada się bezpośrednio na pracę i wydajność Twojej firmy, a dodatkowa para rąk owszem. Ta pierwsza osoba do pomocy to nie musi być oczywiście zawsze wirtualna asystentka (choć w biznesie online zazwyczaj tak jest) – może to być social media manager lub jeśli masz sklep, ktoś kto zajmie się obsługą zamówień (np. kompletowaniem i wysyłaniem paczek). W tym wpisie skupię się jednak na współpracach typowych dla biznesu online.
Ile to kosztuje?
Jak zwykle – to zależy. Jeśli chodzi o wirtualne asystentki, social media managerów czy wirtualnych project managerów to zwykle oferują pakiety godzinowe do wykorzystania w skali miesiąca. Zależnie od Twoich potrzeb możesz wykupić 5, 10 albo i 20h wsparcia. Ten wymiar może być różny, zależnie od okresu czasu. Gdy jest więcej rzeczy do zrobienia, bo np. dopiero zaczynasz budować markę osobistą lub akurat jesteś w szczytowej fazie realizacji jakiegoś projektu to po prostu wykupujesz większy pakiet. Gdy pracy jest mniej zmniejszasz pakiet. W przypadku współpracy B2B (czyli między firmami – na fakturę) nie ma właściwie żadnego ryzyka. Możesz przetestować czy taka współpraca jest dla Ciebie odciążeniem i czy ta akurat osoba spełnia Twoje oczekiwania. Jeśli nie to grzecznie rezygnujesz ze współpracy i szukasz dalej.
Stawki wirtualnych asystentek są dość zróżnicowane i zależą od doświadczenia, umiejętności i zakresu obowiązków. Część z nich, poza pakietami godzinowymi, oferuje również stałe kwoty za daną usługę (np. jeśli chodzi o obróbkę audio czy wideo, albo miesięczną obsługę Twoich kanałów social media w określonym wymiarze, przygotowanie dużego PDFa itd.). Oferty, które otrzymywałam zaczynały się od 30 zł za godzinę, a kończyły na 50 euro. Także rozstrzał był spory, choć zdecydowana większość mieściła się w widełkach 40-70 zł/h.
Nie stać mnie na to!
Uśredniając zatem możesz zyskać 10h wsparcia asystentki za 500 zł miesięcznie. Czy wiesz ile kosztuje godzina Twojej pracy? Warto na początku określić swoją bazową stawkę godzinową (to nie muszą być mega dokładne wyliczenia, jeśli pracujesz w branży usługowej to po prostu uwzględnij tutaj średnią stawkę godzinową, którą przyjmujesz przy współpracy z klientem). Dla uproszczenia przyjmijmy, że jest to 100 zł/h. Możesz przez 10h robić samodzielnie stronę sprzedażową swojego kursu i nic na tym nie zarobić (doba ma 24h, nie możesz jednocześnie robić strony dla siebie i wykonywać pracy zarobkowej). Możesz również zlecić to asystentce, a te zaoszczędzone 10h poświęcić na pracę z klientem i zarobić na niej 1000 zł. Jeśli tworzenie landingu sprzedażowego to dla Ciebie nowość to na pewno zajmie Ci to więcej czasu niż komuś doświadczonemu. Twój wybór więc jest taki – albo się uczysz (co też zajmuje czas) i mozolnie dziubiesz samodzielnie, albo płacisz za 8h wsparcia WA 400 zł, a swój czas zamiast na dziubanie strony przeznaczasz na zarobienie 1000 zł, z których pokryjesz fakturę. Nawet jeśli okaże się, że Wasze stawki są bardzo zbliżone to i tak osoba, która ma wprawę wykona daną czynność szybciej i bez błędów i tu też wychodzi na to, że finalnie oszczędzasz.
To jest prosta matematyka. Albo płacisz swoim czasem albo pieniędzmi. Wiele osób ma skłonności do niedoceniania swojego czasu i dopóki sobie tego czarno na białym nie przeliczy będzie szła w zaparte, że “nie stać mnie”.
Oczywiście bywa tak, że na początku nie zarabiasz, nie masz nawet zarejestrowanej działalności i dopiero szykujesz grunt w ramach działalności nierejestrowanej badając temat. I to jest naturalne, że chcesz (czy wręcz musisz) wszystko robić samodzielnie, nawet jeśli to potrwa znacznie dłużej i pochłonie dużo Twojego czasu. Jeśli to nie jest Twoje główne źródło przychodów i nie spieszy Ci się z rozkręceniem działalności nie musisz od razu szukać wsparcia w postaci wirtualnej asystentki czy innego podwykonawcy. Ale warto wiedzieć, że ten moment prędzej czy później nadejdzie i zastanowić się jakie obowiązki chętnie komuś przekażesz i z góry wkalkulować to w plan finansowy na przyszłość.
Co zlecać na początku?
I tu znowu – to zależy. Ja akurat mając na karku 12 lat doświadczenia pracy online w przeróżnych konfiguracjach potrafię sporo ogarnąć technicznie. Czy mogłabym sama postawić sobie stronę na WP? Pewnie. Szablon i jedziemy. Czy umiem sama ustawiać wysyłki maili w MailerLite? Umiem. Czy potrafię sama złożyć landing page w systemie drag&drop? No jasne. Czy dam radę na bazie gotowej grafiki zrobić podobną w innym formacie? Dam.
Więc dlaczego to zlecam? Bo to wszystko zajmuje sporo czasu, którego nie mam wiele! Poza tym ktoś kto specjalizuje się w danej dziedzinie zrobi to szybciej i lepiej niż ja. Dzięki temu projekty posuwają się do przodu nawet jeśli mam dzieci w domu na kwarantannie (co przy 2,5 latce i 5 latku wyklucza możliwość jakiejkolwiek pracy przy komputerze dłużej niż 10 min. podczas bajki). A ja mam przestrzeń na tworzenie wartościowych treści, dopracowywanie produktów, z których może skorzystać wiele osób, na współpracę indywidualną z klientami, która pozwala mi głęboko zajrzeć w ich biznes i wspierać ich w działaniach.
Wracając do pytania z nagłówka – co zlecać? To co musisz zrobić, ale zajmuje Ci zbyt dużo czasu, a daje za mało satysfakcji. To zależy od Twoich predyspozycji i charakteru Twojego biznesu. Typowe zadania, które można zlecić WA to np. obsługa skrzynki mailowej, obsługa sklepu internetowego (dodawanie produktów), obróbka treści (np. przygotowanie na podstawie dłuższego wpisu postów do social media), tworzenie prostych grafik, przygotowanie landing page, podstawowa obróbka plików audio i wideo, obsługa systemu mailingowego, opieka nad stroną www (aktualizacje i wprowadzanie nowych treści), przygotowywanie plików PDF (np. z ofertą lub do lead magnetu). Wirtualne asystentki mają różne specjalizacje, dlatego warto dokładnie określić swoje potrzeby w ogłoszeniu. To co jest bardzo ważne – chodzi o proste zadania, z dokładnymi wytycznymi od Ciebie. Nie oczekuj, że wirtualna asystentka po stawce godzinowej 50 zł zrobi dla Ciebie logo i identyfikację wizualną za którą grafikowi należy zapłacić kilka tysięcy złotych lub złoży w profesjonalnym programie 150 stron e-booka.
Jak znaleźć wirtualną asystentkę?
Wirtualne asystentki mają przeróżne kompetencje – zanim zaczniesz szukać musisz określić w jakich zadaniach potrzebujesz wsparcia. Jeśli są one bardzo różne możesz rozważyć współpracę z dwiema osobami o różnych kompetencjach, wykupując po prostu dwa mniejsze pakiety, zamiast jednego większego. Są trzy podstawowe drogi szukania WA – na grupach (są takie przeznaczone właśnie do tego celu – wpisz w wyszukiwarkę Facebooka frazę “wirtualne asystentki”), tu zazwyczaj znajdziesz osoby pracujące samodzielnie. Druga opcja to zwrócenie się do agencji wirtualnych asystentek. Cena będzie pewnie nieco wyższa, ale za to masz dostęp do większej ilości osób, o różnych specjalizacjach i większe zabezpieczenie (w sytuacji nagłej choroby ktoś inny z agencji może wskoczyć na zastępstwo). Trzecia droga to oczywiście tradycyjne polecenia – jeśli znasz kogoś kto korzysta z takich usług po prostu zapytaj go o namiary.
Ja po spisaniu zadań, które chcę delegować, stworzyłam treść ogłoszenia i opublikowałam je w swoich kanałach komunikacji, w grupach poświęconych biznesowi online oraz tych dla wirtualnych asystentek. Poprosiłam o zgłoszenia na podany adres e-mail, z zastrzeżeniem, że nie przyjmuję ich inną drogą. Określiłam też do kiedy zbieram oferty. Następnie sporządziłam w excelu prostą tabelę, z miejscem na imię i nazwisko, stawkę, umiejętności, namiary na miejsca w sieci (linki do www, social mediów itd.) oraz moje pytania. Uzupełniałam tabelę przeglądając kolejne zgłoszenia i finalnie miałam zebrane w jednym miejscu wszystkie oferty. Z góry odrzucałam te, które były dla mnie nieakceptowalne (np. z powodu błędów, wymigiwania się od podania stawki itd.). Z pozostałych wyłoniłam 5 osób i umówiłam się na rozmowę na ZOOMie, po której wybrałam jedną osobę. Wybór okazał się trafny, bo współpracujemy do dziś 🙂
Po dwóch latach przeprowadziłam ten proces ponownie rekrutując do zespołu drugą asystentkę. Tym razem w ostatniej fazie 5 osób poprosiłam o wykonanie zadania rekrutacyjnego (za które oczywiście zapłaciłam wg proponowanej stawki godzinowej).
O czym pamiętać delegując zadania podwykonawcy?
Niezależnie od tego czy planujesz współpracę długofalową (z wirtualną asystentką, project managerem czy osobą, która będzie obsługiwała zamówienia w sklepie) czy zlecenie konkretnego zadania (np. postawienie sklepu internetowego czy przygotowanie identyfikacji wizualnej) musisz pamiętać o kilku ważnych aspektach.
Po pierwsze i najważniejsze – tam po drugiej stronie też jest człowiek. Należy go traktować z szacunkiem i respektować jego granice.
Tu po raz kolejny wkraczają spisane procedury. Wiem, że to może brzmieć lekko przerażająco i myślisz sobie “Ej Marta, ale jakie procedury? Z konia spadłaś? Moja firma jest JEDNOosobowa. Nie potrzebuje procedur, to nie korpo, a ja dopiero zaczynam!”, a jednak. Pisałam o tym więcej we wpisie “Po co małej firmie procedury”. Wskakuj poczytać jeśli masz jakieś wątpliwości w tym temacie. A teraz wróćmy do delegowania. Spisane procesy bowiem bardzo ułatwiają nie tylko Twoją codzienną pracę w firmie, ale także przekazywanie zadań innej osobie. Twój współpracownik będzie wiedział czego oczekujesz i w jakich krokach ma do tego dojść. To mega ułatwienie, zwłaszcza na początku współpracy. Dla Ciebie to również korzyść bo zyskujesz pewność, że zadania są wykonane “po Twojemu”. Pamiętaj, że nikt nie czyta Ci w myślach. Twój sposób działania jest naturalny dla Ciebie, ale może być zupełnie nieoczywisty dla osoby postronnej. Dlatego kluczowa jest komunikacja, a także ustalone zasady. Warto również zadbać o to, żeby w toku współpracy procedury wspólnie uaktualniać. Niewykluczone, że Twoja asystentka zna sposób na wykonanie niektórych zadań szybciej i efektywniej i warto korzystać z jej wiedzy. Spisanie tego w procedurę ułatwi wprowadzanie kolejnych osób do zespołu, ale także w sytuacji awaryjnej (nagłego zakończenia współpracy czy choroby) pozwoli Ci szybko się odnaleźć.
Ważne również żeby ustalić w jaki sposób będziesz zlecać zadania. Mailem? Telefonicznie? Na jakimś komunikatorze? W programie do zarządzania projektów typu Asana, Trello czy Notion? Osobiście korzystam z Asany, do tego Google Dysk, na którym tworzę większość materiałów (linki lądują w Asanie w opisie odpowiedniego zadania). Dzięki temu czarno na białym widać kto i na kiedy powinien wykonać dane zadanie. Jeśli nie korzystasz z takiego programu pogadaj z wirtualną asystentką co ona poleca, na pewno może zrobić dla Ciebie krótkie szkolenie, bo uporządkowana współpraca z klientem to korzyść też dla niej.
Zaufanie to kolejny element, bez którego żadna współpraca nie może się udać. Dawaj jasne wytyczne, ustalaj realne terminy i opisuj jakiego efektu oczekujesz, sprawdzaj efekty, ale nie siedź komuś nad głową w trakcie jego pracy. Zaufaj, że zatrudniasz kompetentną osobę, która ma za zadanie Cię wesprzeć. Oczywiście jeśli Twoje zaufanie kilkukrotnie zostało zawiedzione współpracę należy zakończyć i wyciągnąć odpowiednie wnioski przed rozpoczęciem kolejnej.
Podpisywać umowę czy nie?
No pewnie, że podpisywać! To zabezpieczenie dla obu stron. Warto w niej poza podstawowymi kwestiami jak wysokość wynagrodzenia, sposób rozliczania się, zakres obowiązków i długość współpracy określić również kanały komunikacji. Ustal w jaki sposób i w jakich godzinach możesz się kontaktować ze współpracownikiem i w jakim czasie możesz liczyć na jego odpowiedź. Nie wszyscy pracują 24h i są non stop dostępni dla klientów (i Ty też nie powinnaś/powinieneś!) i wypada to uszanować. Warto ustalić ilość ewentualnych poprawek, które wchodzą w cenę usługi (zwłaszcza jeśli rozliczasz się za efekt – np. gotową stronę czy grafikę). Pomoże Ci to uniknąć przykrego rozczarowania, a także sprawi, że dobrze przemyślisz koncepcję przygotowując wytyczne. Pamiętaj również o dołączeniu tzw. NDA czyli umowy o poufności. To bardzo ważne zwłaszcza jeśli przekazujesz podwykonawcy dostęp do swojej strony internetowej, kanałów social media albo pracujecie nad produktem, który dopiero za jakiś czas się ukaże. To daje Ci pewność, że sprawy Twojej firmy pozostaną między Wami. Jeśli osoba, z którą chcesz podjąć współpracę nie będzie chciała podpisać umowy o poufności powinna Ci się zapalić czerwona lampka. Obowiązkowo należy również uregulować kwestię przekazania praw autorskich jeśli w wyniku Waszej współpracy ktoś tworzy dla Ciebie jakieś dzieło do dalszej publikacji (np. teksty lub grafiki).
Jeśli nie lubisz papierologii, mdli Cię na myśl o drukowaniu umów, podpisywaniu i skanowaniu, a później wysyłaniu tego pocztą skorzystaj z serwisu typu Autenti, który umożliwia podpisywanie umów online. Warto mieć wzór umowy przygotowany przez prawnika. Najpewniej wirtualna asystentka czy grafik dysponują swoim wzorem umowy, możesz również oprzeć się na takim dokumencie uprzednio sprawdzają czy zawiera wszystkie niezbędne elementy. Wiążące w świetle praca są również ustalenia np. drogą mailową, ale jednak co umowa to umowa.
Mam nadzieję, że odczarowałam trochę tym wpisem delegowanie zadań w małej firmie i wiesz już, że finalnie przełoży się to na wzrost rentowności i zwiększenie przychodów, a także odciąży Cię z części zadań. Pamiętaj, że czas jest Twoim najcenniejszym zasobem i minionego nie odzyskasz już nigdy.
Chcesz delegować, ale nie wiesz jak się za to zabrać?
W obszernej bazie wiedzy Strefy Twórców Online znajdziesz materiał poświęcony właśnie delegowaniu wraz z omówieniem procesu rekrutacji!
Dodatkowo w każdym miesiącu Strefowicze mają okazję do udziału w spotkaniach na żywo w dwóch formatach:
🟢 burzy mózgów – grupowej sesji mentoringowej
🟢 sesji pytań i odpowiedzi z ekspertem w obszarze tematu miesiąca
A wszystko to w ramach niskiej miesięcznej opłaty! Ty decydujesz jak długo trwa Twój dostęp – możesz zrezygnować w dowolnym momencie.
2 komentarze